Phân biệt sự kiện & tổ chức sự kiện cùng các hoạt động cơ bản khác

Sự kiện và Tổ chức sự kiện là một thuật ngữ tương đối mới lạ ở Nước Ta, vì thế có rất nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ này. Trước tiên, tất cả chúng ta sẽ tìm hiểu và khám phá ý nghĩa của từ sự kiện theo cách tiếp cận tương quan đến dịch vụ tổ chức triển khai sự kiện .

Sự kiện là gì? Khái niệm chung về sự kiện

Theo từ điển tiếng Việt : Sự kiện đó là vấn đề có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra, có ý nghĩa với đời sống xã hội .

Theo nghĩa thông dụng trong đời sống xã hội, thì sự kiện là một hiện tượng kỳ lạ, hoặc một sự cố, biến cố mang đặc thù không bình thường Open. Ví dụ khi nói đến những sự kiện kinh tế tài chính tiêu biểu vượt trội của Nước Ta trong năm người ta hoàn toàn có thể đề cập đến : Việc tăng giá xăng dầu, khủng hoảng kinh tế, giảm giá sàn chứng khoán …

Trong 1 số ít nghành nghề dịch vụ khác sự kiện còn có nghĩa trọn vẹn khác hẳn, ví dụ trong thống kê học mỗi trường hợp Open những biến cố được xem là một sự kiện .

Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam người ta thường quan niệm: sự kiện đó là các hoạt động diễn ra trong các lĩnh vực như : thể thao, thương mại, giải trí, lễ hội, hội thảo, hội nghị, tổ chức lễ khánh thành, tổ chức lễ khởi công, tổ chức lễ thông xe cầu đường, tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới, tổ chức lễ cất nóc công bố các dự án bất động sản… Tuy nhiên, việc quan niệm hoạt động nào là “sự kiện” còn có nhiều cách hiểu khác nhau:

Xem thêm: OUR là gì? -định nghĩa OUR

– Có người hiểu sự kiện theo nghĩa chỉ có những hoạt động giải trí mang tính xã hội cao, với quy mô lớn, có những ý nghĩa nhất định trong đời sống kinh tế tài chính xã hội ( cả tỉnh cả nước, được những phương tiện đi lại tiếp thị quảng cáo chăm sóc và đưa tin ) mới được xem là sự kiện. Ví dụ những sự kiện như : hội nghị những nước nói tiếng Pháp, SEGAMES 23, cuộc thi hoa khôi toàn nước .

– Trong khi đó, có người lại hiểu “ sự kiện ” theo nghĩa gần với “ vấn đề ” có nghĩa ngoài những sự kiện đương nhiên như cách hiểu nói trên, nó còn bao hàm cả những hoạt động giải trí thường mang ý nghĩa cá thể, mái ấm gia đình, hoặc hội đồng hẹp trong đời sống xã hội thường ngày như : đám cưới, sinh nhật, tiệc mời …

Dưới đây, là đoạn trích của một bài về tổ chức triển khai sự kiện nói về nghề tổ chức triển khai sự kiện để biết thêm một cách hiểu khác về “ sự kiện ” .

“tổ chức triển khai sự kiện” của mình cũng chỉ tập trung trong những nội dung này mà ít quan tâm đề cập đến các lĩnh vực xã hội và đời sống thường ngày khác.- Với cách hiểu như trích dẫn nói trên, thì “ sự kiện ” đa phần là những hoạt động giải trí tương quan đến hoạt động giải trí thương mại, marketing của những doanh nghiệp như : hội thảo chiến lược, hội nghị, khánh thành, khai trương mở bán, thi công, động thổ trình làng loại sản phẩm, hội chợ, triển lãm … Ngay cả một số ít công ty có dịch vụ tổ chức triển khai sự kiện lúc bấy giờ ở Nước Ta, trong phần trình làng những loại sản phẩm vềcủa mình cũng chỉ tập trung chuyên sâu trong những nội dung này mà ít chăm sóc đề cập đến những nghành nghề dịch vụ xã hội và đời sống thường ngày khác .

Trong ba cách hiểu nói trên, “sự kiện” mới tiếp cận ở một số lĩnh vực, trong một phạm vi nhất định. Với sự phát triển của nghề “tổ chức sự kiện” nếu chỉ tiếp cận theo một trong ba hướng trên sẽ không đủ.

Theo chúng tôi, cách tiếp cận về “sự kiện” trong lĩnh vực này cần căn cứ vào những đặc trưng về mô tả của nghề, các hoạt động cơ bản của nghề tổ chức sự kiện đã được thừa nhận và mang tính phổ biến trên thế giới. Với quan điểm này, nên hiểu “sự kiện” dựa trên nghĩa “tổ chức sự kiện” tương ứng với event management – trong tiếng Anh. Cách hiểu này là hợp lý, vì khi nghiên cứu thuật ngữ này từ các ngôn ngữ phổ biến khác như tiếng Pháp, Đức, Italia, Hà Lan… đều mượn từ gốc event management (trừ tiếng Tây Ban Nha là gestión deeventos). Ở các nước phát triển lĩnh vực này đã trở thành một nghề, một ngành công nghiệp dịch vụ đặc thù, họ đã có hệ thống lý luận về nghề nghiệp tương đối đầy đủ và chặt chẽ.

Theo tiếng Anh, sự kiện (event) bao hàm các lĩnh vực khá rộng như:
+ Bussiness event: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh
+ Corporate events: Các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, ví dụ: lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty, hội nghị khách hàng…
+ Fundraising events: Sự kiện nhằm mục đích gây quỹ
+ Exhibitions: Triển lãm
+ Trade fairs: Hội chợ thương mại
+ Entertainment events: Sự kiện mang tính chất giải trí
+ Concerts/live performances: Hoà nhạc, biểu diễn trực tiếp
+ Festive events: Lễ hội, liên hoan
+ Government events: Sự kiện của các cơ quan nhà nước
+ Meetings: Họp hành, gặp giao lưu
+ Seminars: Hội thảo chuyên đề
+ Workshops: Bán hàng
+ Conferences: Hội thảo
+ Conventions: Hội nghị
+ Social and cultural events: Sự kiện về văn hoá, xã hội
+ Sporting events: Sự kiện trong lĩnh vực thể thao
+ Marketing events: Sự kiện liên quan tới marketing
+ Promotional events: Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại
+ Brand and product launches: Sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…

Như vậy, khái quát hoàn toàn có thể chỉ ra khái niệm về sự kiện ( trong nghành nghề dịch vụ tổ chức triển khai sự kiện ) như sau : Sự kiện đó là những hoạt động giải trí xã hội trong nghành nghề dịch vụ thương mại, kinh doanh thương mại, vui chơi, thể thao, hội thảo chiến lược, hội nghị, tiếp xúc xã hội, những game show hội đồng, và những hoạt động giải trí khác tương quan đến liên hoan, văn hóa truyền thống, phong tục tập quán …

Như vậy sự kiện cần được hiểu:
– Bao gồm tất cả các hoạt động như đã đề cập ở trên.
– Không giới hạn về phạm vi không gian, thời gian cũng như lĩnh vực hoạt
động.
– Nó có nghĩa tương đương với ý nghĩa của từ sự kiện (event) trong nghề tổ chức sự kiện (event management) của tiếng Anh.

Tổ chức sự kiện là gì? Khái niệm về tổ chức sự kiện

Theo quan điểm về hoạt động giải trí tổ chức triển khai sự kiện ( sự kiện management ) là những hoạt động giải trí tương quan đến việc phong cách thiết kế, tổ chức triển khai triển khai sự kiện. Theo quan điểm kinh doanh thương mại tổ chức triển khai sự kiện gồm có 1 số ít hoặc hàng loạt những hoạt động giải trí từ việc phong cách thiết kế ( design ), tiến hành ( execusion ) đến trấn áp ( control ) những hoạt động giải trí của sự kiện nhằm mục đích đạt được những tiềm năng nhất định mà sự kiện đã đề ra .

Qua điều tra và nghiên cứu hoạt động giải trí tổ chức triển khai sự kiện lúc bấy giờ ở Nước Ta, cũng thấy rằng tổ chức triển khai sự kiện cũng gồm có những hoạt động giải trí như nghiên cứu và điều tra sự kiện ; lập kế hoạch, chương trình cho sự kiện ; điều hành quản lý những diễn biến của sự kiện ; kết thúc sự kiện …

Từ những cách tiếp cận đã đề cập nêu trên, có thể khái quát: Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện.

Các hoạt động tác nghiệp cơ bản của tổ chức sự kiện

Các hoạt động tác nghiệp cơ bản, các công việc trong tổ chức sự kiện có thể đề cập một cách cụ thể hơn, bao gồm: 
1. Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, liên quan đến sự kiện;
2. Hình thành chủ đề, lập chương trình và kế hoạch tổng thể cho sự kiện;
3. Chuẩn bị tổ chức sự kiện;
4. Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện;
5. Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện;
6. Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện;
7. Tổ chức phục vụ lưu trú, vận chuyển trong sự kiện;
8. Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện;
9. Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện;
10. Xúc tiến và quảng bá sự kiện;
11. Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ sự kiện;
12. Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện;
13. Dự phòng và giải quyết các sự cố trong tổ chức sự kiện;
14. Chăm sóc khách hàng;
15. Đảm bảo vệ sinh, an toàn, và an ninh trong quá trình tổ chức sự
kiện…

Các hoạt động tác nghiệp cơ bản nói trên vừa xen kẽ vừa tiếp nối đuôi nhau nhau trong quy trình tổ chức triển khai một sự kiện đơn cử. Theo dòng chảy thời hạn hoàn toàn có thể thấy : Các hoạt động giải trí như : điều tra và nghiên cứu những yếu tố ảnh hưởng tác động, tương quan đến sự kiện ; hình thành chủ đề, lập chương trình và kế hoạch toàn diện và tổng thể cho sự kiện ; sẵn sàng chuẩn bị tổ chức triển khai sự kiện ; thực thi và tiếp thị sự kiện ; thuộc quy trình tiến độ trước khi diễn ra sự kiện .

Giai đoạn triển khai sự kiện gồm có những hoạt động giải trí : tổ chức triển khai đón rước và khai mạc sự kiện ; tổ chức triển khai điều hành quản lý những diễn biến chính của sự kiện ; tổ chức triển khai Giao hàng nhà hàng siêu thị trong sự kiện ; tổ chức triển khai triển khai những hoạt động giải trí phụ trợ trong sự kiện ; Giai đoạn cuối gồm có những hoạt động giải trí kết thúc sự kiện và xử lý những việc làm sau sự kiện .

Các công việc khác như: quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ sự kiện; quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện ; dự phòng và giải quyết các sự cố trong tổ chức sự kiện; chăm sóc khách hàng; đảm bảo vệ sinh, an toàn, và an ninh trong quá trình tổ chức sự kiện… đan xen liên quan đến tất cả các giai đoạn nói trên. Cần lưu ý, việc phân chia các công việc như trên chỉ mang tính tương đối, mặt khác trong mỗi công việc còn chứa đựng nhiều công việc nhỏ, công việc chi tiết khác.

Xem thêm: Khác biệt và bình đẳng là gì