Tổ chức sự kiện là gì? Tất tần tật các câu hỏi thường gặp liên quan đến tổ chức sự kiện

MỤC LỤC

Mục lục nội dung

 

Tổ chức sự kiện là gì ?Tất tần tật những câu hỏi thường gặp tương quan đến tổ chức sự kiện thường gặp .

 

Đầu tiên, để định nghĩa tổ chức sự kiện là gì, hãy cùng xem 3 quan niệm chung thường được hiểu về “sự kiện” như sau:

– Quan niệm thứ nhất về tổ chức sự kiện :

Sự kiện là những hoạt động giải trí có quy mô lớn, mang tính xã hội cao và có những ý nghĩa nhất định so với đời sống kinh tế tài chính, xã hội .
Ví dụ : Cuộc thi Hoa hậu toàn nước, Seagames hay Hội nghị những nước nói tiếng Pháp … đều là những sự kiện .

– Quan niệm thứ hai về tổ chức sự kiện

Sự kiện gồm có những vấn đề mang ý nghĩa cá thể, mái ấm gia đình, hội đồng nhỏ hẹp trong đời sống thường ngày như : tiệc mời, sinh nhật, đám cưới, đám tang …

– Quan niệm thứ ba về tổ chức sự kiện :

Nhiều doanh nghiệp xem những hoạt động giải trí tổ chức sự kiện như một công cụ tiếp thị quảng cáo, tiếp thị tên thương hiệu để thực thi kế hoạch tiếp thị, kinh doanh thương mại của mình. Vì vậy, sự kiện hiểu theo ý niệm này có nghĩa là những hoạt động giải trí tương quan đến thương mại, marketing như : hội thảo chiến lược, hội nghị, khai trương mở bán, ra mắt loại sản phẩm …

Thông qua 3 quan niệm trên, có thể khái quát và định nghĩa tổ chức sự kiện như sau: Tổ chức sự kiện là các hoạt động xã hội trong các lĩnh vực kinh doanh, thương mại, giải trí, thể thao, hội nghị, hội thảo, giao tiếp xã hội, trò chơi cộng đồng và các hoạt động khác có liên quan đến phong tục tập quán, lễ hội, văn hóa… Hay nói cách khác, tổ chức sự kiện là những hoạt động xã hội không giới hạn về phạm vi thời gian, không gian và ngành nghề, lĩnh vực.

II.Tổ chức sự kiện tiếng anh là gì ?

Tổ chức sự kiện dịch sang tiếng anh có nghĩa là: Event Organization

Event manager : người tổ chức sự kiện ( quản lý sự kiện )

Hoặc hoàn toàn có thể sử dụng :
– Plan an sự kiện : Lên kế hoạch tổ chức sự kiện
– Event planner : Người lên kế hoạch tổ chức sự kiện
– Event company : công ty sự kiện
– Event management : quản lý sự kiện
– Event management company : công ty tổ chức sự kiện
– Event organizer : nhân viên cấp dưới tổ chức sự kiện
– Event executive : quản lý sự kiện

Một số thuật ngữ tiếng anh thông dụng trong ngành tổ chức sự kiện .

– Event coordinator: Điều phối viên tổ chức sự kiện

– Agency : Các công ty phân phối về dịch vụ tiếp thị quảng cáo
– Supplier : Nhà phân phối
– Celebrity hoặc Celeb ( Nước Ta thường gọi tắt là Celeb ) : Người nổi tiếng, khách mời nổi tiếng
– Backstage : Hậu trường, phía sau sân khấu
– Master Plan : Kế hoạch sự kiện toàn diện và tổng thể
– Event Agenda : Kịch bản chương trình
– Proposal : Nội dung, kế hoạch tổng thể và toàn diện về chương trình .
– Rehearsal : Tổng duyệt, chạy thử chương trình .
– Stage platform : Sàn sân khấu
– Deadline : Thời hạn hoàn thành xong sự kiện
– Exhibition : Triển lãm
– Master of the Ceremonies : Người dẫn chương trình
– Feedback : tin tức phản hồi của người mua
– Gala dinner : Tiệc liên hoan, siêu thị nhà hàng vào buổi tối
– Guest : Khách tham gia sự kiện
– In house hoặc in door sự kiện : Sự kiện trong nhà
– Out house hoặc outdoor sự kiện : Sự kiện ngoài trời
– Event flow : ngữ cảnh chương trình
– Wings : Cánh gà sân khấu
– Schedule : Tiến độ
– Spot Light : Ánh sáng được sử dụng để chiếu sáng 1 người trình diễn
– Audio Visual aids : Phụ kiện nghe nhìn, phim, máy chiếu
– AV system ( Audio Visual System ) : Hệ thống âm thanh, ánh sáng
– Delegate : Đại biểu, khách
– VIP Stage Hand : Người thao tác ở hậu trường. VD : Setup đạo cụ màn biểu diễn, cảnh sân khấu .
– Event venue : Địa điểm tổ chức sự kiện
– Hóa Đơn đỏ VAT : Thuế giá trị ngày càng tăng ( 10 % )
– Hidden cost : giá thành ngầm

III. Muốn học ngành tổ chức sự kiện thì nên thi vào khối nào ?

 

– Thi vào khối nào ?

Ngành tổ chức sự kiện hiện tại chỉ có thi khối A, A1, D. Việc học tại các trường chính quy không được đánh giá cao bằng việc học tập, làm việc thực tế tại các đơn vị chuyên đào tạo hoặc các công ty tổ chức sự kiện. Vì ngành này cần có năng lực, kinh nghiệm thực tế dựa trên các sự kiện đã tổ chức. Vì vậy ngoài việc theo đúng ngành tổ chức sự kiện công ty tổ chức sự kiện VietSky khuyên các bạn nên theo học thêm các lớp học online, các lớp học workshop chuyên đề tổ chức sự kiện và thực hành thật nhiều.

– Học tổ chức sự kiện ở đâu?

Các trường ĐH chính quy có huấn luyện và đào tạo ngành tổ chức sự kiện hoặc có tương quan, hỗ trợ cho việc tổ chức sự kiện :

– Đại học sân khấu điện ảnh Hà Nội khoa đạo diễn sự kiện, tiệc tùng ( đạo diễn sân khấu ) mã ngành 52210227
– Cao đẳng FPT ngành quan hệ công chúng PR, tổ chức sự kiện
– Đại học kinh tế tài chính thành phố TP HCM khoa báo chí truyền thông truyền thông online
– ĐHQG Thành Phố Hà Nội, TPHCM khoa báo chí truyền thông
– ĐH Văn Lang ngành quan hệ công chúng
– Học viện Báo chí tuyên truyền, những ngành PR
– Đại học văn hoá TP. Hà Nội chuyên ngành tổ chức sự kiện văn hoá ( chuyên ngành đạo diễn sự kiện cũ )
– Khoa du lịch trường ĐH nhân văn TP.HN .
– Quản trị sự kiện khoa du lịch ĐH KHXH và NV .
– Ngành quản trị dịch vụ du lịch và lữ hành khoa du lịch trường ĐH khoa học xã hội nhân văn có chuyên ngành quản trị sự kiện .

– Ngành quan hệ quốc tế ở HUFLIT (trường đại học ngoại ngữ và tin học TPHCM). Xuyên suốt quá trình học sinh viên sẽ được học một vài môn học liên quan đến ngành tổ chức sự kiện và còn phải tổ chức một vài sự kiện ở trường như là điều kiện để tốt nghiệp.

– Chuyên ngành kinh doanh thương mại thể thao và tổ chức sự kiện ĐH Tôn Đức Thắng TDTU .

Tìm hiểu thêm những trường có những ngành du lịch, báo chí truyền thông, truyền thông online, quan hệ công chúng .

  • Ngành du lịch cũng là một ngành mà sinh viên được học về những kỹ năng và kiến thức tổ chức sự kiện, team building. Hoặc hoàn toàn có thể học tại những trường ĐH có nhiều hoạt động giải trí như FTU – ĐH ngoại thương. Trường ĐH ngoại thương có hơn 40 clb, vào những clb sinh viên sẽ thời cơ tổ chức sự kiện .

IV. Nhân sự và mức lương của người làm trong ngành tổ chức sự kiện :

Nghề tổ chức sự kiện cần rất nhiều vị trí việc làm khác nhau với mức lương khác nhau .

Đạo diễn sự kiện: Vị trí cao nhất trong sự kiện, thường sẽ là một người hoặc một ekip. Chia ra làm: đạo diễn sân khấu, đạo diễn âm nhạc, đạo diễn kịch bản, đạo diễn ánh sáng. Nhiệm vụ lên ý tưởng, thực hiện và đảm bảo các nhiệm vụ tương tự. Mức lương của đạo diễn sự kiện: 20.000.000 VNĐ – 50.000.000 VNĐ hoặc có thể có thu nhập “khủng” hơn rất nhiều.

Điều phối viên sự kiện (người chạy sự kiện): Những người thường thấy trong sự kiện mặc đồ đen, và cầm bộ đàm vị trí đứng thường thấy là bàn điều khiển và cánh gà sân khấu, cũng có 1 vài điều phối viên phụ trách khu vực tiếp đón khách. Điều phối viên có trách nhiệm đảm bảo sự kiện hoạt động trơn tru, bằng cách điều phối nhân sự, âm thanh, ánh sáng. Những điều phối viên sự kiện thường có kinh nghiệm tối thiểu 1 năm. Mức lương theo sự kiện từ 1.000.000 VNĐ đến 10.000.000 VNĐ tùy vị trí phụ trách và quy mô sự kiện nhưng trung bình khoảng 3.000.000 VNĐ / 1 sự kiện hoặc theo lương cứng, lương cứng của điều phối viên sự kiện thường là 8tr – 15tr/tháng.

Chuyên viên phong cách thiết kế 2D, 3D : mức thu nhập từ 7.000.000 vnđ – 20.000.000 vnđ / tháng tuỳ theo năng lượng của nhân sự .

Nhân viên kinh doanh thương mại : mức thu nhập từ 8.000.000 vnđ – 50.000.000 vnđ / tháng tuỳ theo lệch giá khai thác hàng tháng

MC dẫn chương trình : Có nhiều mức độ MC và cũng tuỳ theo năng lực, kinh nghiệm tay nghề cũng như đặc thù, quy mô chương trình mà mức thu nhập của những bạn MC có sự giao động khá cao
Ví dụ :
– MC dẫn những chương trình activation tại những ẩm thực ăn uống, TT thương mại : khoảng chừng 500.000 – 800.000 vnđ / buổi
– MC dẫn những chương trình hội thảo chiến lược ( dẫn tiếng việt hoặc tiếng anh theo ngữ cảnh ) : thu nhập từ 2 tr – 4 tr / show khoảng chừng 3 – 4 tiếng
– MC dẫn những trương trình mở bán khai trương, thi công khánh thành : Thu nhập từ 2 tr – 6 tr / show khoảng chừng 3 – 4 tiếng
– MC dẫn tiếng anh hoặc tiếng hoa ( dịch trực tiếp ) : mức thu nhập từ 8 tr – 20 tr vnđ / show khoảng chừng 3 – 4 tiếng
– MC truyền hình, MC nổi tiếng : mức thu nhập từ 20 tr – 200 tr / show tuỳ theo quy mô và đặc thù chương trình

PG lễ tân : thường thì với những tiêu chuẩn cao trên 1 m65, dáng đẹp, khuôn mặt tươi đẹp thì với 1 buổi thao tác khoảng chừng 3 – 4 tiếng những bạn sẽ có thu nhập khoảng chừng 400.000 vnđ – 800.000 vnđ tuỳ theo chương trình .

Kỹ thuật viên setup và tinh chỉnh và điều khiển mạng lưới hệ thống âm thanh, ánh sáng : mức thu nhập từ 800.000 vnđ – 3.000.000 vnđ / show tuỳ theo quy mô và đặc thù chương trình .

Nhân viên thi công, setup thiết bị chuẩn bị cho sự kiện: Nhà bạt, Sân khấu, bàn ghế, Cổng hơi, treo phướn: thu nhập từ 300.000 – 500.000 vnđ/ngày.

V. Để hoàn toàn có thể tổ chức sự kiện cần những kiến thức và kỹ năng gì ?

Sáng tạo trong Event

Tất cả mọi thứ mà người tham gia sự kiện nghe, nhìn, nếm, chạm và cảm nhận. Từ việc lựa chọn khu vực, phong cách thiết kế, trang trí, lên ngữ cảnh, những tiết mục trình diễn thẩm mỹ và nghệ thuật cho đến sáng tạo độc đáo cho việc truyền đạt nội dung, thông điệp của sự kiện, ở toàn bộ mọi phần của sự kiện, phát minh sáng tạo đều đóng một vai trò rất quan trọng. Để có được sự phát minh sáng tạo trong từng yếu tố của một Sự kiện thì cảm hứng chính là điều kiện kèm theo bản lề vô cùng quan trọng quyết định hành động đến việc ý tưởng sáng tạo tổ chức sự kiện đưa ra có tốt hay không .

Làm thế nào để phát minh sáng tạo ?

Có một số ít người nhận định và đánh giá rằng phát minh sáng tạo là năng lực trời phú, khó hoàn toàn có thể học hỏi hoặc trau dồi được từ bất kể ai. Tuy nhiên, sự phát minh sáng tạo cũng hoàn toàn có thể không ít được trau dồi bằng cách chịu khó quan sát, ghi nhận những gì xảy ra xung quanh mình .

Những ý tưởng sáng tạo mới còn hoàn toàn có thể được bắt nguồn từ chính những điều li ti nhất trong đời sống. Ví dụ như khi bạn đi xem một buổi triển lãm thẩm mỹ và nghệ thuật sắp xếp, nếu chú ý quan sát và vận dụng vào việc làm, bạn hoàn toàn có thể vô tình thu nhặt được một sáng tạo độc đáo ” đắc địa ” để dàn dựng sân khấu cho buổi tổ chức màn biểu diễn sắp tới .

Những sáng tạo độc đáo mới lạ, độc lạ cũng hoàn toàn có thể khởi xướng từ những lần tham gia sự kiện của những công ty khác hay những chuyến du lịch. Có người nói đùa rằng “ 90 % sáng tạo độc đáo được phát sinh từ việc “ học hỏi ” và xào nấu lại mà ra ”. Từ quy trình dài góp nhặt những ý tưởng sáng tạo, tất cả chúng ta hoàn toàn có thể tích hợp đưa ra được rất nhiều sáng tạo độc đáo cho bản thân .

Để hoàn toàn có thể trờ nên phát minh sáng tạo hơn, tất cả chúng ta hoàn toàn có thể tìm đến và bao quanh bản thân với những người phát minh sáng tạo : Năng lượng phát minh sáng tạo tự người khác hoàn toàn có thể thôi thúc không khí chung và tạo ra một thiên nhiên và môi trường lí tưởng cho ý tưởng sáng tạo nảy đến. Không ngần ngại tham gia những buổi hội thảo chiến lược. Tại đó, ngoài việc có thời cơ học hỏi, gặp những người mới và trao đổi thông tin, tất cả chúng ta còn hoàn toàn có thể tìm thấy loại sản phẩm mới cho doanh nghiệp của mình hoặc gặp một đối tác chiến lược tiềm năng .

Tham dự những khoá học : như đã nói, “ Kinh nghiệm không khi nào là đủ ” Vì vậy, phải luôn làm nhạy bén những năng lực của mình bằng cách học hỏi những thông tin mới nhất trong nghành của bản thân đang thao tác .

Kỹ năng viết Kịch bản

Để viết được một ngữ cảnh Event tốt thì người viết cần có sự phát minh sáng tạo, đầu óc tư duy và trí tưởng tượng đa dạng chủng loại để hoàn toàn có thể tưởng tượng sự kiện chạy thế nào từ đó đưa ra những ý tưởng sáng tạo thiết thực và độc lạ nhất. Ngoài ra thì kỹ năng và kiến thức viết và truyền tải trải qua con chữ cũng là một điều không hề thiếu. Dù ý tưởng sáng tạo có tốt tới đâu, óc tư duy và trí tưởng tượng bao quát như thế nào nhưng nếu không hề diễn đạt ý tưởng sáng tạo đó ra thì đều vô ích .

Nói đến kỹ năng và kiến thức viết thì không hề hoàn thành xong và trau dồi ngày một ngày hai mà đó là cả một quy trình .
– Mỗi ngày bạn viết một chút ít, thì đến lúc cần, bạn mới hoàn toàn có thể truyền tải sáng tạo độc đáo của mình lên trang giấy một cách trôi chảy .
– Mỗi ngày bạn đọc nhiều hơn một chút ít thì vốn từ và câu văn của bạn sẽ đa dạng chủng loại hơn, năng lực diễn đạt của bạn sẽ tốt dần lên .
– Mỗi ngày bạn gặp và trò chuyện với một người có năng lực tiếp xúc tốt cũng hoàn toàn có thể cải tổ năng lực viết và diễn đạt của bản thân .

Kỹ năng viết Proposal

Để hoàn toàn có thể viết được một Proposal hoàn hảo ( chưa kể đến có thành công xuất sắc hay không ), cần biết được tầm quan trọng, công tác làm việc chuẩn bị sẵn sàng và việc lên kế hoạch cho việc làm ra một Proposal .
Một Proposal hay và lôi cuốn, ngoài sáng tạo độc đáo phát minh sáng tạo và mê hoặc còn phụ thuộc vào vào độ trong thực tiễn và tính thuyết phục của dự án Bất Động Sản tất cả chúng ta muốn triển khai. Điều đó biểu lộ qua cách mà tất cả chúng ta trình diễn yếu tố, đưa ra dẫn chứng đơn cử cũng như tính khả thi của dự án Bất Động Sản .
Điều quan trọng là cung ứng cho người đọc proposal cho sự kiện một cách tổng quan nhất về sự kiện sắp diễn ra .
Một điều tuyệt đối cần tránh, đó là tuyệt đối không được làm người đọc rối nùi với mớ sáng tạo độc đáo hỗn độn không ra đầu đuôi, mà phải biết cách sắp xếp ý tưởng sáng tạo cho dễ tưởng tượng. Nội dung proposal phải cực kỳ ngắn gọn, súc tích, đừng tham nói dông dài, vì nếu quá dài dòng người đọc hoặc sẽ đọc lướt qua proposal của tất cả chúng ta, ghoặc sẽ bỏ lỡ mất những sáng tạo độc đáo chủ chốt .

Văn phong cũng quyết định hành động rất nhiều sự chuyên nghiệp của 1 proposal. Chúng ta phải biết cách diễn đạt nó bằng chữ nghĩa 1 cách thật tốt thì mới thuyết phục được người khác, nhưng nói vậy không có nghĩa là viết rườm rà để phô bày văn hay chữ .

Và để cải tổ cũng như có được kỹ năng và kiến thức viết Proposal, cần thành thạo năng lực sử dụng PowerPoint, để hoàn toàn có thể trình diễn sáng tạo độc đáo của bản thân một cách hiệu suất cao trải qua những biểu mẫu, infographic …

Có thể tham gia một khoá học viết Proposal để có cái nhìn tổng quát về những điều kiện kèm theo cần và đủ cho một proposal hoàn hảo .

  • Học hỏi từ những người đi trước là một điều trong thực tiễn, hiệu suất cao và nhanh gọn nhất .

>> Mời Tham Khảo : Cách Viết Proposal Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp

Kỹ năng lên Check-list “ Event Logistics – người ” nâng khăn sửa túi ” cho Event ”. Có thể nói, checklist không có bất kể khuôn mẫu nào cả và tất cả chúng ta không phải dựa vào của bản thân hay của ai trọn vẹn mà hãy dựa vào kiến thức và kỹ năng thao tác của bản thân làm nhiều ắt sẽ thành thạo hơn. Tuy nhiên, có một tốc chất và yếu tố rất cần để hoàn toàn có thể triển khai xong tốt checklist cho Sự kiện, đó chính là sự tỉ mỉ, cẩn trọng, chu đáo, chuyên nghiệp và một cái nhìn bao quát .

Xin giấy phép tổ chức và tìm nhà cung ứng

Xin giấy phép tổ chức

Để hiểu rõ về việc xin giấy phép cho việc tổ chức sự kiện thì thứ nhất bản thân cần nắm sơ 1 số ít điều luật cơ bản. Ngoài ra những kiến thức và kỹ năng này phần nhiều chỉ hoàn toàn có thể trau dồi trải qua kinh nghiệm tay nghề của bản thân và tìm hiểu thêm những người có kinh nghiệm tay nghề trong việc thao tác với những cơ quan hành chính .

Làm việc với nhà phân phối

Trong quy trình Tổ chức sự kiện, tất cả chúng ta sẽ luôn cần tiếp xúc và thao tác với rất nhiều nhà phân phối những dịch vụ ( suppliers ), có những đơn vị chức năng hợp tác được nhưng cũng có những đơn vị chức năng tất cả chúng ta không hợp tác vì nhiều nguyên do .

Tuy nhiên, để lựa chọn được những suppliers tốt và hợp tác hiệu suất cao, có một số ít điều mà người làm sự kiện phải chú ý quan tâm : Cần có những nhu yếu rõ ràng. Đề nghị suppliers chứng tỏ năng lượng ( optional ) : Để tránh việc sử dụng một nhà cung ứng không đủ năng lượng cung ứng cho sự kiện của mình, tất cả chúng ta cần nhu yếu họ chứng tỏ năng lượng .

Nếu có kỹ năng và kiến thức về những trang thiết bị, dịch vụ được cung ứng thì rất tốt, bạn hoàn toàn có thể hỏi họ vài câu về trình độ như “ Diện tích tổ chức khoảng chừng 2000 mét vuông ngoài trời anh sử dụng khoảng chừng bao nhiêu loa thùng, hiệu suất thế nào ? ” Lập hợp đồng với những lao lý đơn cử

Có giải pháp backup riêng hợp tác trên niềm tin tôn trọng để hoàn toàn có thể làm việc tốt với Nhà cung ứng, trước hết phải có năng lực tiếp xúc và đàm phán ; phải vừa cứng rắn vừa mềm mỏng để bảo vệ quy trình tiến độ và môi trường tự nhiên thao tác diễn ra suông sẻ, tốt đẹp. Những kiến thức và kỹ năng này phần đông chỉ hoàn toàn có thể trau dồi trải qua kinh nghiệm tay nghề của bản thân và tìm hiểu thêm những người có kinh nghiệm tay nghề .

Quản lý tài chính

Nguyên tắc quản trị ngân sách cơ bản : Mặc dù mỗi ngân sách cần thời hạn để thục hiện, vẫn có một vài nguyên tắc cơ bản cần phải bám sát :

Hãy trong thực tiễn về mức thu về của sự kiện : Thông thường, kế hoạch tổ chức sự kiện thường quá lý tưởng về số lượng hỗ trợ vốn sẽ đạt được, hoặc số lượng khách mời sẽ tham gia. Lý tưởng hóa Dự kiến chính là nguyên do dẫn đến việc thất thoát ngân sách so với hiệu quả cuối chương trình tổ chức sự kiện .

Luôn có kế hoạch dự trữ : Để đề phòng những trường hợp xấu hoàn toàn có thể xảy ra trong khi triển khai sự kiện, sẽ tốt hơn nếu bạn biết được phải làm gì khi có sự cố xảy ra .

Ngân sách chi tiêu để tránh thua lỗ : Nếu chương trình tổ chức sự kiện bên bờ vực như thua lỗ, điều đó dẫn đến câu hỏi “ liệu có nên triển khai chương trình theo kế hoạch bắt đầu ? ”. Nếu điều đó chưa quá muộn, cần kịp thời đổi khác kế hoạch để chương trình sự kiện ít ra hoàn toàn có thể hòa vốn .

Để thông thuộc và làm quen với việc quản trị ngân sách, trước hết cần phải là một người khôn khéo trong việc điều phối nguồn tiền, tỉ mỉ và chi li để bảo vệ không vượt ngân sách đề ra. Và kiến thức và kỹ năng này hoàn toàn có thể được trau dồi trải qua đúc rút từ kinh nghiệm tay nghề của bản thân, qua việc quản trị những dự án Bất Động Sản. Hơn nữa, để hoàn toàn có thể có nền tảng vững chãi và chuyên nghiệp về kỹ năng và kiến thức này, một vài khoá học về trấn áp nguồn kinh tế tài chính sẽ là nâng cao và hiệu suất cao nhất .

Triển khai và giám sát thực thi

Triển khai và giám sát là hai kiến thức và kỹ năng bao hàm nhiều năng lực thiết yếu nhất. Để hoàn thành xong tốt việc tiến hành và giám sát hoạt động giải trí cần :

Khả năng tiếp xúc : cần có năng lực tiếp xúc tốt để hoàn toàn có thể điều phối nhân sự, phân loại việc làm và điều hành quản lý luồng việc làm diễn ra một cách hiệu suất cao nhất. Cần cứng rắn và mềm mỏng đúng lúc để tối ưu hoá năng lực của từng nhân sự cũng như tối ưu hoá thời cơ và hạn chế rủi ro đáng tiếc .

Kỹ năng quản trị thời hạn : Việc lên một kế hoạch, lịch trình cụ thể đến từng giây từng phút sẽ giúp tiết kiệm ngân sách và chi phí một khoảng chừng thời hạn khá lớn so với hàng loạt ekip. Việc quản trị thời hạn tốt sẽ giúp bạn giải quyết và xử lý được những khủng hoảng cục bộ giật mình xảy đến so với một việc tổ chức sự kiện chuyên nghiệp .

Một ý chí kiên cường : Cần có năng lực bao quát mọi thứ, nắm rõ từng chi tiết cụ thể nhỏ nhất trong sự kiện và nhiều lúc phải đảo ngược tình thế để mọi việc được diễn ra đúng kế hoạch. Giải quyết yếu tố và những khó khăn vất vả một cách nhanh gọn. Sẽ không có quá nhiều thời hạn để bạn hoàn toàn có thể đưa ra một quyết định hành động, kiến thức và kỹ năng tổ chức sự kiện vững vàng sự nhạy cảm, tinh xảo là điều thiết yếu để hoàn toàn có thể xử lý mọi việc nếu không may chúng không đi theo kế hoạch. Nếu là một leader, không hề đưa ra những quyết định hành động nóng vội và ngu xuẩn và vì vậy hãy biểu lộ bản lĩnh của một người đứng vị trí số 1, vì vậy tổng thể thành viên trong nhóm sẽ nghe theo sự sắp xếp và trông cậy vào quyết định hành động của bạn, họ tuyệt đối sẽ không muốn nhìn thấy một leader run rẩy, dễ xê dịch .

Giữ bình tĩnh mọi lúc, mọi nơi. Tập trung vào từng cụ thể dù là nhỏ nhất : ở vị trí giám sát, tất cả chúng ta không cần phải tự tay làm mọi việc nhưng trên hết, tất cả chúng ta cần nắm được nhu yếu chung, nhu yếu đơn cử mà người mua đưa ra cho từng khu vực, từng hoạt động giải trí để hoàn toàn có thể giám sát và nhìn nhận đúng về chất lượng của khu vực / hoạt động giải trí đó để hoàn toàn có thể kịp thời kiểm soát và điều chỉnh .

VI. Có mấy mô hình sự kiện thường gặp ?

Với những nhu yếu và tiềm năng tổ chức sự kiện khác nhau, những sự kiện được diễn ra dưới nhiều hình thức phong phú nhằm mục đích phân phối đúng chuẩn mục tiêu mà sự kiện đó nhắm đến ; những mô hình khác nhau sẽ tương thích với quy mô sự kiện cũng như truyền tải được thông điệp, ý nghĩa của sự kiện đó đến người tham gia một cách hiệu suất cao .

Sự kiện marketing, bán hàng, trình làng loại sản phẩm :

– Sự kiện ra đời mẫu sản phẩm mới, ra mắt dịch vụ
– Sự kiện họp báo, những hoạt động giải trí thông cáo báo chí truyền thông
– Sự kiện triễn lãm, tổ chức tọa lạc loại sản phẩm tại điểm bán hàng
– Sự kiện Activation, Roadshow, Sampling …

Sự kiện nghi lễ :tức sự kiện mang đặc thù lễ nghi, nghi thức và diễn ra vào một dịp đặc biệt quan trọng

– Lễ mở bán khai trương, Lễ khánh thành
– Lễ thi công, lễ động thổ
– Lễ đón, khánh tiết
– Lễ cưới, Lễ tang …

Lễ hội hội đồng :tức sự kiện kỷ niệm hay tôn vinh một số ít mặt độc nhất vô nhị của hội đồng

– Lễ hội hoa Đà Lạt
– Lễ hội cafe trung nguyên
– Lễ hội chùa Hương
– Lễ Giỗ tổ vua hùng
– Lễ hội dừa Bến Tre
– Lễ hội lúa gạo đồng bằng sông cửu long
– … ..
>> Tham khảo : Tổ chức Lễ Khai Mạc Tuần Văn Hóa Du Lịch Cà Mau 2019

Sự kiện thể thao :

Nơi diễn ra những cuộc tranh tài thể thao như :
– Thế vận hội Olympic ,
– FiFa Wold Cup ,
– UEFA Champions League ,
– Giải đua xe công thức 1 ,
– Giải bóng đá Nam ,
– Giải Bóng Đá Nữ ,
– SEAGAME, …

VII. Qui trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp ?

Từ lâu tổ chức sự kiện đã trở thành một công cụ để doanh nghiệp thực thi hoạt động giải trí tiếp thị, triển khai, tiếp thị có hiệu suất cao. Thông qua tổ chức sự kiện, doanh nghiệp sẽ truyền tải được những hình ảnh, loại sản phẩm, kế hoạch kinh doanh thương mại đến tận nơi người mua. Để hoàn toàn có thể tổ chức một sự kiện thành công xuất sắc, Công ty sự kiện VietSky xin san sẻ một số ít kinh nghiệm tay nghề qua những bước trong quy trình tiến độ tổ chức sự kiện sau :

1. Tiến Hành Hoạt Động Nghiên Cứu( Bước Quan Trọng Nhất Trong Quá Trình Tổ Chức Sự Kiện )

Trước khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn cần điều tra và nghiên cứu và đưa ra những thông tin cơ bản nhất về sự kiện sắp tổ chức. Mọi mô hình sự kiện từ lễ khai trương mở bán, ra đời mẫu sản phẩm mới, thi công – động thổ … đều cần có những thông tin sau :
– Chủ đề chính của chương trình
– Mục tiêu tổ chức
– Thông điệp của sự kiện
– Đối tượng và số lượng khách mời tham gia
– Thời gian tổ chức
– giá thành dự kiến
– Sự độc lạ của mẫu sản phẩm / dịch vụ so với đối thủ cạnh tranh

2. Xây Dựng Chủ Đề Chính

Làm thế nào để tạo ý tưởng sáng tạo cho tổ chức sự kiện ?

Sự kiện thành công xuất sắc, ấn tượng, để lại hiệu ứng tốt hay không nhờ vào vào chính sáng tạo độc đáo. Có thể bạn không biết, cảm hứng chính là yếu tố quyết định hành động sáng tạo độc đáo tổ chức sự kiện có thực sự tốt hay không. Đối với người tổ chức sự kiện ( Event Planner ), họ thỏa sức phát minh sáng tạo và biểu lộ năng lực của mình nếu sự kiện có ngân sách lớn, cần có nhiều khoảng trống ấn tượng, mê hoặc …

Thực tế cho thấy rằng, điều kiện kèm theo tổ chức sự kiện tuyệt vời như vậy hầu hết đều đếm trên đầu ngón tay. Các Event Planner phải số lượng giới hạn ý tưởng sáng tạo của mình do nhu yếu từ phía người mua, do sự số lượng giới hạn ngân sách. Điều này sẽ dẫn đến hậu quả “ hết sạch sáng tạo độc đáo ” ở những người tổ chức sự kiện lâu năm .

Một số phương pháp giúp nhà tổ chức sự kiện sớm lấy lại sáng tạo độc đáo tổ chức sự kiện

  • Không gian và thời hạn : Tùy thuộc vào thói quen từng đối tượng người tiêu dùng : Có người cảm thấy việc một mình tâm lý những ý tưởng sáng tạo sẽ hiệu suất cao hơn. Tương tự nếu phần đông mọi người phải có sức ép về quá trình và thời hạn mới đưa ra ý tưởng sáng tạo, thì có người phải tự do và thư giãn giải trí mới đưa ra được những ý tưởng sáng tạo có ích .

  • Từ quy trình thu nhặt sáng tạo độc đáo, bạn hoàn toàn có thể phối hợp và đưa ra ý tưởng sáng tạo mới lạ của riêng mình trải qua những chyến nghỉ ngơi và khảo sát thực tiễn .

  • Hơn nữa, ý tưởng sáng tạo cũng hoàn toàn có thể khơi gợi từ chính trong đời sống. Bạn sẽ có rất nhiều sáng tạo độc đáo cho sự kiện từ concept chính của chương trình qua một bức tranh ấn tượng, sáng tạo độc đáo dựng sân khấu từ kiến trúc ngôi nhà độc lạ nào đó … Mọi sáng tạo độc đáo đều được khơi nguồn cảm hứng chính từ những đồ vật, hình ảnh, hiện tượng kỳ lạ bạn quan sát thấy hàng ngày. to chuc su kien

3. Thiết Kế Sự Kiện

Ở phần này, phong cách thiết kế sự kiện chính là việc cụ thể hóa sáng tạo độc đáo thành những đầu việc, trong đó :
– Lựa chọn khu vực triển khai : nhà hàng quán ăn, khách sạn, khu nghỉ ngơi, khu vui chơi giải trí công viên, …
– Xác định thời hạn tổ chức
– Xác định chủ đề chương trình
– Xây dựng ngữ cảnh cụ thể : nội dung chương trình, games, văn nghệ
– Thiết kế hình ảnh chương trình : phông, bạt, backdrop, standee, màn hình hiển thị, presenter, đèn chiếu, video clip, logo, mũ và những dụng cụ khác .

4. Lập Kế Hoạch Tổ Chức

Bước này sẽ chia kế hoạch tổ chức sự kiện ra thành nhiều mục chi tiết cụ thể nhất. Một số yếu tố cần chăm sóc khi lập kế hoạch tổ chức gồm :

– Nhân lực Giao hàng sự kiện : nhân viên cấp dưới của nhà hàng quán ăn, nhân viên cấp dưới đảm nhiệm sự kiện, tương hỗ đoàn, nhân viên cấp dưới kỹ thuật, nhân viên cấp dưới tiệc
– Thiết bị sử dụng trong sự kiện : đèn, set up bàn tiệc, màn hình hiển thị led, hóa trang trí, standee, backdrop, nước uống, ly cốc, máy tính, máy chiếu, rèm, cửa, loa, hộp bốc thăm .
– Phương thức luân chuyển : xe hơi
– Chi tiêu sự kiến
– Dự đoán và trấn áp rủi ro đáng tiếc : rủi ro đáng tiếc về kĩ thuật, về số lượng khách mời vượt quá dự kiến, …

5. Thực Hiện Kế Hoạch

Đây là lúc bạn sẽ cần liên hệ đến nhà sản xuất dịch vụ để sẵn sàng chuẩn bị cho những khuôn khổ có trong sự kiện. Tùy theo mô hình cũng như quy mô của sự kiện, quy trình sẵn sàng chuẩn bị sẽ mất tối thiểu 2 tuần để thực thi. Thông thường những khuôn khổ trong một sự kiện có : thuê MC, ca sỹ, PG, nhóm múa, in banner, phát tờ rơi, quà khuyến mãi ngay …

Bước này, người tổ chức cần phải có sự trấn áp ngặt nghèo để hạn chế mọi sự cố hoàn toàn có thể xảy ra .

6. Dàn Dựng Sự Kiện

Trước khi tổ chức khoảng chừng 1 – 2 ngày, công tác làm việc dàn dựng sự kiện nên được sẵn sàng chuẩn bị và thực thi chu đáo. Bất kỳ sự sai sót ở quy trình tiến độ này đều hoàn toàn có thể gây ảnh hưởng tác động xấu đến chương trình. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện nên có sẵn bảng tổng hợp những việc làm cần làm để từ đó theo dõi quá trình triển khai, bảo vệ chương trình thành công xuất sắc tốt đẹp. kinh nghiem to chuc su kien

7. Tiến Hành Thực Hiện

Chương Trình Thời điểm chương trình mở màn triển khai là ví dụ chứng tỏ cho thấy những tiến trình tổ chức sự kiện có đúng đắn, đúng chuẩn hay không. Sau khi lập kế hoạch, chuẩn bị sẵn sàng, và chạy chương trình, bạn vẫn cần thực thi hoạt động giải trí giám sát, kiểm soát và điều chỉnh nhân lực và giải quyết và xử lý những sự cố phát sinh ( nếu có ) trong sự kiện .

8 Kết Thúc Sự Kiện

Sự kiện kết thúc, việc làm tiếp theo là triển khai thanh lý hợp đồng cho nhà cung ứng. Ngoài ra, bạn cũng cần thanh tra rà soát lại công tác làm việc tổ chức và rút ra bài học kinh nghiệm cho những lần tổ chức tiếp theo .

LIÊN HỆ NGAY VIETSKY HÔM NAY

ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN PHƯƠNG ÁN TỔ CHỨC TỐT NHẤT CHO SỰ KIỆN CỦA BẠN

 Internet Marketing Action  

HOTLINE: 0932 68 74 77  –  0903 96 74 77

Hoặc điền vào form BÁO GIÁ NHANH

Bạn sẽ nhận được tư vấn và làm giá không quá 60 phút .

Tại sao không liên hệ với VietSky để được nhận làm giá và sự tư vấn ?

 

Từ khóa tương quan : Công ty tổ chức lễ khai trương mở bán I Tổ chức lễ khánh thành nhà máy sản xuất I Công ty sự kiện I Tổ chức sự kiện I Tổ chức hội thảo chiến lược I Tổ chức hội nghị I Cho thuê thiết bị I Cung cấp MC I Cho Thuê PG I Tổ chức liên hoan I Công ty tổ chức tiệc tùng I Tổ chức lễ mở bán khai trương I Tổ chức lễ thi công I Tổ chức lễ động thổ I Tổ chức lễ kỷ niệm xây dựng I Tổ chức tiệc tất niên cuối năm I Tổ chức lễ ra đời mẫu sản phẩm

Rate this post