Mục lục nội dung
Workflow là gì ?
Workflow là tập hợp những tác vụ hoặc trình tự cố định và thắt chặt được triển khai để hoàn thành xong quy trình tiến độ nhiệm vụ theo một bộ quy tắc được xác lập trước .
Có thể hiểu workflow là một quy trình lặp đi lặp lại các bước hay nhiệm vụ cần thực hiện để hoàn thành một công việc nào đó.
Xem thêm : Kỹ Năng Làm Việc Nhóm hiệu suất cao
Tại sao bạn lại cần đến một workflow ?
Workflow hợp lý hóa những tiến trình thao tác phức tạp và rối rắm, đơn giản hóa những trách nhiệm lặp đi lặp lại và cải tổ mức độ hiệu suất cao của một quy trình tiến độ. Ngoài ra, workflow còn có những ưu điểm như sau :
- Hợp lý hóa quy trình;
- Loại bỏ các nhiệm vụ dư thừa hoặc không mang lại hiệu quả;
- Thiết lập các quy định về thời gian đảm bảo quy trình diễn ra theo đúng tiến độ;
- Tăng cường trách nhiệm: Xác định rõ vai trò của từng người trong một quy trình công việc sẽ nâng cao tính tự giác và trách nhiệm của người đó trong quá trình thực hiện công việc;
- Giữ quá trình minh bạch: đảm bảo tất cả mọi người đều biết được một quy trình công việc sẽ diễn ra như thế nào và những ai sẽ chịu trách nhiệm.
- Nhanh chóng phản hồi các vấn đề.
- Theo dõi và đánh giá được hiệu quả làm việc của mỗi nhân viên.
Xem thêm : Mẫu quyết định hành động chỉ định 2020
Sự tăng trưởng của workflow qua những thời kỳ công nghệ tiên tiến
- Workflow bản giấy
Một workflow trước đây chỉ đơn thuần được lập ra và biểu lộ trên giấy hay thư từ. Bạn đơn thuần là vẽ một lưu trình bằng tay hoặc vẽ bằng những ứng dụng office cơ bản như word, excel, powerpoint hay những công cụ đồ họa tùy ý thích của bạn sau đó in ra bản giấy .
Hình thức này tương đối trực quan và dễ chớp lấy. Và bất kỳ ai cũng hoàn toàn có thể tạo ra một workflow miễn là họ có sáng tạo độc đáo quy trình tiến độ trong đầu. Một người quản trị cũng hoàn toàn có thể dữ thế chủ động trong việc phong cách thiết kế và tạo ra workflow khi họ nhận thấy có nhu yếu thiết kế xây dựng một tiến trình thao tác mới mà không cần bất kể sự trợ giúp nào .
Tuy nhiên nó lại hạn chế số lượng thông tin được bộc lộ, ví dụ khi bạn tạo ra một workflow trên giấy, bạn chỉ hoàn toàn có thể lựa chọn biểu lộ một số ít thông tin trên lưu đồ, và 1 số ít còn lại sẽ được thêm vào phần phụ lục hoặc chú ý quan tâm. Vì được thiết kế xây dựng thủ công bằng tay nên mỗi khi tăng trưởng một workflow mới hoặc có bất kể đổi khác gì trong một workflow, bạn sẽ phải tạo ra những bản thay thế sửa chữa và phổ cập đến từng người hoặc từng bộ phận. Bạn cũng sẽ phải tổ chức triển khai những cuộc họp gồm có toàn bộ những bên tương quan để chỉ rõ nghĩa vụ và trách nhiệm cũng như những quy tắc phối hợp khi xử lý một tiến trình việc làm. Một điểm yếu kém nữa là người dùng sẽ rất khó quản trị những workflow cũng như mất thời hạn trong việc tìm kiếm workflow khi cần .
- Phần mềm chuyên dụng
Khi những ứng dụng tự động hóa tăng trưởng, thường thì những công ty có quy mô lớn, sơ đồ tổ chức triển khai tương đối phức tạp sẽ thuê một đơn vị chức năng chuyên nghiệp tăng trưởng một ứng dụng dùng để quản trị hàng loạt tài liệu và tiến trình việc làm của một công ty. Mỗi nhân viên cấp dưới hoặc phòng ban sẽ được cấp một user để đăng nhập ứng dụng. Và một user chỉ được cấp quyền giải quyết và xử lý những tác vụ nằm trong quyền hạn của mình .
Các workflow thường thì được bộc lộ ngay trên giao diện chính của ứng dụng và mỗi tác vụ sẽ dẫn bạn đến những hành lang cửa số con dùng để nhập liệu hoặc xử lý dữ liệu … Có thể nói chiêu thức này mang tính chuyên nghiệp và tự động hóa cao, những quá trình việc làm sẽ diễn ra một cách trôi chảy, uyển chuyển mặc dầu khối lượng việc làm có lớn và phức tạp đến đâu .
Tuy nhiên, những nhà quản trị sẽ gặp khó khăn vất vả trong việc tiếp cận điều chỉnh lưu trình. Và công ty sẽ phải bỏ ra một khoản ngân sách hàng tháng để thuê người bảo dưỡng cũng như kiểm soát và điều chỉnh mạng lưới hệ thống. Khi có nhu yếu đổi khác tiến trình, những nhà quản trị sẽ yêu cầu đơn cử với nhân viên cấp dưới để họ đổi khác lại mã nguồn cho tương thích. Thông thường, những nhà quản trị sẽ không tự mình làm được việc đó vì không phải ai cũng thông thuộc mã code như một lập trình viên được .
Hơn nữa, ứng dụng thường được setup trên những máy tính trong văn phòng và liên kết với nhau và liên kết tài liệu với sever trải qua mạng LAN nên nhân viên cấp dưới sẽ chỉ xử lý việc làm trong khoanh vùng phạm vi công ty .
Xem thêm : Kỹ năng ra quyết định hành động hiệu suất cao
Workflow trực tuyến
Ngày nay, quá trình thao tác trực tuyến dựa trên đám mây đã Open. Mọi việc trở nên thuận tiện hơn rất nhiều, bất kể ai cũng hoàn toàn có thể tạo ra hay chỉnh sửa một workflow chứ không yên cầu đến kiến thức và kỹ năng của một lập trình viên. Tạo workflow trực tuyến sẽ được cho phép bạn khai thác sức mạnh của tự động hóa tiến trình việc làm, nhưng việc tạo ra nó cũng đơn thuần như vẽ một quy trình tiến độ việc làm trên giấy .
Ưu điểm của các ứng dụng workflow trực tuyến này là:
- Thiết lập mọi quy trình, đưa luồng công việc từ giấy tờ lên phần mềm. Thông thường có hai cách để tạo ra một workflow: một là nhập dữ liệu bảng tính sau đó xuất dữ liệu thành một workflow; hai là kéo thả đối tượng, tích hợp công cụ vẽ, di chuyển đối tượng…
- Chuẩn hóa toàn bộ quy trình làm việc, chỉ dẫn nhân viên hoặc các bên liên quan làm đúng quy trình. Hướng dẫn thực thi và quy định thời hạn hoàn thành cho từng công việc.
- Kết nối và tự động chuyển giao công việc giữa các quy trình khác nhau.
- Nắm bắt tiến trình và kết quả công việc của từng nhân viên hay từng phòng ban một cách tức thời và chính xác. Báo cáo chi tiết khối lượng công việc và hiệu quả làm việc của từng cá nhân.
- Tích hợp điện toán đám mây, giúp mọi người chia sẻ và giải quyết công việc bất cứ nơi nào với một chiếc máy tính có kết nối internet.
Các ứng dụng kiến thiết xây dựng workflow trực tuyến thông dụng hiện như Base Workflow, Zoho Creator, Kissflow, Jira, Wework, Wrike …
Các bước để thiết kế xây dựng một workflow
Một workflow mặc dầu được thiết kế xây dựng bằng hình thức nào thì cũng gồm có những bước cơ bản như sau :
- Xác định nguồn dữ liệu của bạn;
- Liệt kê các nhiệm vụ cần hoàn thành;
- Tìm ra ai chịu trách nhiệm cho từng bước và phân công vai trò;
- Tạo sơ đồ quy trình làm việc để trực quan hóa quy trình;
- Kiểm tra quy trình công việc bạn đã tạo;
- Huấn luyện nhóm của bạn về quy trình làm việc mới;
- Triển khai quy trình công việc mới.
Xác định nguồn dữ liệu ban đầu của bạn
Để kiến thiết xây dựng và cải tổ một workflow, tiên phong bạn cần hiểu chiêu thức hoạt động giải trí của lưu trình việc làm này hiện tại như thế nào. Đây là một workflow được quản trị bằng bản thảo giấy hay được quản trị bằng kỹ thuật số và chủ đề email. Các tác vụ được thực thi bởi ai và được phê duyệt trải qua ai ?
Xem thêm : Chúng ta cần làm gì khi thất nghiệp
Các nguồn tài liệu tạo nên một quy trình tiến độ việc làm không chỉ số lượng giới hạn ở những biểu mẫu và tiến trình quản lý và vận hành mà còn gồm có những người tham gia vào quy trình hiện tại. Trước khi tạo workflow cho một việc làm đơn cử, hãy tranh luận với những người tham gia quy trình tiến độ để tìm ra những yếu tố họ gặp phải khi sử dụng giải pháp hiện tại .
- Liệt kê các nhiệm vụ cần được hoàn thành
Một workflow đơn thuần thường có cấu trúc là một chuỗi những trách nhiệm liên tục nhau. Trong khi đó một workflow phức tạp sẽ có cấu trúc như một dạng biểu đồ với nhiều chuỗi nhiêm vụ song song hoặc link với nhau. Vì vậy bạn phải biết rõ về những trách nhiệm, cấu trúc trách nhiệm và những tài liệu hay biểu mẫu nào sẽ được trao đổi trước khi bạn phong cách thiết kế một workflow .
- Xác định người chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ
Một khi bạn đã hiểu rõ về cấu trúc và thực chất của trách nhiệm, hãy xem xét những người nào sẽ tham gia vào quá trình thao tác. Một số trách nhiệm hoàn toàn có thể tự động hóa chuyển sang bước tiếp theo, trong khi những trách nhiệm khác hoàn toàn có thể phải được ai đó phê duyệt hoặc xem xét trước khi thực thi bước tiếp theo .
Lưu ý liệt kê toàn bộ những bên tương quan, nghĩa vụ và trách nhiệm đơn cử của họ và những thông tin mà họ nhu yếu để thực thi trách nhiệm nhanh gọn. Dựa vào đó, bạn xác lập vai trò đơn cử của từng người và thiết lập nghĩa vụ và trách nhiệm cho từng trách nhiệm .
- Tạo sơ đồ quy trình làm việc để trực quan hóa quy trình
Khi đã triển khai xong những bước trên, bạn hoàn toàn có thể mở màn phác thảo sơ đồ quá trình việc làm của mình. Bằng cách tạo sơ đồ quá trình việc làm, bạn hoàn toàn có thể trình diễn quá trình việc làm một cách trực quan dễ hiểu .
Nếu bạn không thành thạo với việc quy mô hóa quá trình thao tác, hãy chọn một công cụ quản trị quy trình tiến độ việc làm đơn thuần được cho phép bạn tạo tiến trình việc làm bằng cách sử dụng những công cụ kéo và thả. Chọn một công cụ thân thiện với người dùng, đủ linh động để vẽ một quy trình tiến độ việc làm là phiên bản kỹ thuật số của tiến trình thao tác trên giấy bất kể tiến trình đó phức tạp đến đâu .
- Kiểm tra quy trình công việc bạn đã tạo
Khi mới nhìn vào một workflow, bạn hoàn toàn có thể nhận xét đây quả là một workflow tuyệt vời và hoàn hảo nhất. Nhưng đó chỉ là nhìn nhận chủ quan của bạn. Bạn chỉ thực sự biết được nó quản lý và vận hành tốt hay không nhờ vào quy trình kiểm tra một workflow .
Bạn sẽ cần đến sự hợp tác của những người có vai trò trong tiến trình thao tác này và chạy một chương trình thử nghiệm. Nó sẽ giúp bạn xác lập được những yếu tố còn sống sót, những bước nào là thiết yếu và những bước nào cần vô hiệu. Thu thập phản hồi của mọi người và sửa đổi, cải tổ quy trình tiến độ sao cho hiệu suất cao nhất .
- Huấn luyện nhóm của bạn về quy trình làm việc mới
Workflow của bạn hoàn toàn có thể hoạt động giải trí rất trôi chảy, nhưng như vậy cũng chưa đủ. Thường mọi người đã quen với workflow cũ và rất ngại phải biến hóa theo một giải pháp mới .
Một chương trình đào tạo và giảng dạy tốt sẽ vô hiệu sự chần chừ của mọi người và giúp họ tự tin sử dụng workflow mới. Chia sẻ tiến trình tạo ra workflow và những sơ đồ workflow của bạn sẽ giúp những học viên có được một bức tranh trực quan tốt hơn về quy trình tiến độ việc làm và hiểu rõ về vai trò của mình trong workflow đó .
- Triển khai quy trình làm việc mới
Khi bạn đã hoàn thành xong quy trình tiến độ thử nghiệm và đào tạo và giảng dạy, workflow của bạn đã sẵn sàng chuẩn bị để được tiến hành. Lưu ý, tốt hơn hết là vận dụng tiến trình thao tác cho một nhóm nhỏ và kiểm tra xem nó hoạt động giải trí như thế nào trong một khoảng chừng thời hạn xác lập. Tùy thuộc vào hiệu quả, bạn hoàn toàn có thể liên tục vận dụng workflow và san sẻ nó với hàng loạt tổ chức triển khai của mình hoặc rút lại workflow để kiểm soát và điều chỉnh .
Các bước tạo ra một workflow quả là điều không đơn thuần. Hơn nữa, công nghệ tiên tiến kỹ thuật số tăng trưởng từng ngày buộc bạn phải update và quản trị một tiến trình việc làm theo cách chuyên nghiệp và hiệu suất cao nhất để không bị bỏ lại phía sau cuộc đua về công nghệ tiên tiến. Hy vọng bài viết đã giúp những bạn chớp lấy được workflow là gì ? Và cách kiến thiết xây dựng một workflow hiệu suất cao nhất cho việc làm của bạn .
Source: https://blogchiase247.net
Category: Hỏi Đáp
