PMO là gì? Vai trò của PMO trong quản lý dự án

Mục lục nội dung

PMO là gì?

PMO là viết tắt của Project Management Office là phòng quản trị dự án Bất Động Sản. Hiện nay, PMO là quy mô khá thông dụng trong những doanh nghiệp. Ta hoàn toàn có thể định nghĩa PMO là một cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai mà ở đó những quy trình tiến độ quản trị dự án Bất Động Sản được chuẩn hoá để tạo điều kiện kèm theo cho quy trình san sẻ nguồn lực, giải pháp, công cụ và kỹ thuật .

Các loại PMO

Có nhiều loại PMO trong những tổ chức triển khai. Mỗi loại khác nhau theo mức độ trấn áp và ảnh hưởng tác động của nó so với những dự án Bất Động Sản trong tổ chức triển khai, ví dụ điển hình như :

Hỗ trợ (Supportive): PMO hỗ trợ thu thập thông tin tất cả các dự án trong một tổ chức, từ đó cung cấp các phương pháp hay nhất, các mẫu, đào tạo, nhưng với mức độ kiểm soát thấp.

Kiểm soát (Controlling): PMO kiểm soát sẽ kiểm tra xem các công cụ, quy trình và tiêu chuẩn quản lý dự án có đang được áp dụng trong các dự án hay không, với mức độ kiểm soát nhất định.

Bạn đang đọc: PMO là gì? Vai trò của PMO trong quản lý dự án

Chỉ thị (Directive): PMO chỉ thị duy trì mức độ kiểm soát cao trong việc quản lý các dự án trong tổ chức.

Vai trò của PMO

Vai trò lớn nhất của PMO là việc lập những kế hoạch kế hoạch trong quản trị dự án Bất Động Sản ( Strategic Role ). Khi đó, PMO sẽ thao tác với những nhà chỉ huy, quản trị cấp cao tại công ty để lựa chọn những dự án Bất Động Sản tương thích nhất. Các dự án Bất Động Sản này phải bảo vệ tương thích với những kế hoạch tăng trưởng của công ty và có năng lực mang lại doanh thu cao nhất .Vai trò quan trọng được coi là đặc trưng của PMO là Governance Role. Đây là điều không hề thiếu với mọi PMO với trách nhiệm giám sát những dự án Bất Động Sản đang thực thi, bảo vệ đúng tiến trình, thủ tục cần có của dự án Bất Động Sản .Trong quy trình làm công tác làm việc thanh tra, giám sát, PMO sẽ cần dùng những Guides, Templates hay Project portfolio tools để trợ giúp cho những Project Manager quản trị theo đúng quy trình tiến độ của PMO.Vai trò ở đầu cuối của PMO là nơi lưu giữ toàn bộ những tài liệu, thông tin về dự án Bất Động Sản ( Historical ) .

Trách nhiệm của PMO

PMO hoàn toàn có thể có nghĩa vụ và trách nhiệm với toàn tổ chức triển khai. PMO tích hợp tài liệu và thông tin từ những dự án Bất Động Sản kế hoạch của tổ chức triển khai và nhìn nhận việc thực thi của những tiềm năng kế hoạch cấp cao .PMO nắm giữ nghĩa vụ và trách nhiệm bảo vệ triển khai những hạng mục, chương trình và mạng lưới hệ thống của dự án Bất Động Sản ( Ví dụ : Bảng điểm cân đối – balanced scorecard ) .Các dự án Bất Động Sản do PMO tương hỗ hoặc quản trị hoàn toàn có thể không tương quan với nhau ( được quản trị cùng nhau như quản trị trong một chương trình – program ). Hình thức, tính năng và cơ cấu tổ chức đơn cử của một PMO nhờ vào vào nhu yếu của tổ chức triển khai mà PMO tương hỗ .

Chức năng của PMO

Chức năng chính của một PMO là tương hỗ những giám đốc dự án Bất Động Sản theo nhiều cách khác nhau :– Quản lý những nguồn lực chung trong toàn bộ những dự án Bất Động Sản do PMO quản trị .– Xác định và tăng trưởng phương pháp luận quản trị dự án Bất Động Sản, những thực tiễn tốt và những tiêu chuẩn .– Huấn luyện, tư vấn, giảng dạy và giám sát .– Theo dõi việc tuân thủ những tiêu chuẩn, chủ trương, thủ tục, và những biểu mẫu quản trị dự án Bất Động Sản trải qua việc truy thuế kiểm toán dự án Bất Động Sản .– Xây dựng và quản trị chủ trương, thủ tục, mẫu, và những tài liệu san sẻ khác ( gia tài quy trình tiến độ tổ chức triển khai – OPA – Organizational Process Assets ) của dự án Bất Động Sản .

– Phối hợp truyền thông liên lạc giữa các dự án.

Xem thêm: Các chức danh trong tiếng Anh và cách dùng

Quyền hạn của PMO

– Quản lý sự nhờ vào ( interdependence ) giữa project, program, portfolio .– Thu thập thông tin từ toàn bộ những dự án Bất Động Sản và nhìn nhận xem liệu tổ chức triển khai có đạt được tiềm năng – kế hoạch hay không .– Giúp cung ứng tài nguyên .– Đề nghị kết thúc dự án Bất Động Sản khi thích hợp .– Theo dõi việc tuân thủ quy trình tiến độ tổ chức triển khai .– Cung cấp việc tiếp xúc tập trung chuyên sâu so với những dự án Bất Động Sản .– Giúp tích lũy những bài học kinh nghiệm kinh nghiệm tay nghề và phân chia / làm cho những dự án Bất Động Sản khác hoàn toàn có thể tái sử dụng được bài học kinh nghiệm kinh nghiệm tay nghề này .– Cung cấp những mẫu cho những tài liệu như cấu trúc phân loại việc làm ( WBS – Work Breakdown Structure ) hoặc kế hoạch quản trị truyền thông online trong dự án Bất Động Sản .– Được tham gia nhiều hơn từ quy trình khởi động dự án Bất Động Sản ( ngay từ đầu ) thay vì tham gia vào từ những tiến trình sau của dự án Bất Động Sản .– Cung cấp hướng dẫn và quản trị dự án Bất Động Sản .– Một phần của CCB ( Change control board – ban trấn áp biến hóa ) .– Là một bên tương quan ( stakeholder ) trong project team .– Sắp xếp ưu tiên những dự án Bất Động Sản ( Prioritize projects )

Ngày nay khi các dự án chuyển dịch sang Agile, việc sử dụng PMO theo cách truyền thống sẽ cản trở lại việc linh hoạt và thay đổi theo Agile do các quy trình hiện có của PMO. Vì vậy đối với các doanh nghiệp áp dụng mô hình Agile trong quản lý dự án, thì cần phải đặc biệt lưu ý việc thay đổi cách tiếp cận PMO mới, linh hoạt hơn và khuyến khích sự thay đổi theo Agile.

Xem thêm: Tổng giám đốc điều hành – Wikipedia tiếng Việt

->> Bạn đọc có thể tìm hiểu kĩ hơn về mô hình Agile và phương pháp Scrum linh hoạt tại đây!