Bản scan là gì? Kiến thức văn phòng chúng ta cần biết.

Bản scan là gì? Scan là thao tác giúp chuyển các dữ liệu cứng trên giấy tờ, tài liệu (hợp đồng, tạp chí, văn bản,…) hay cả hình ảnh trên giấy thành dữ liệu mềm, hình ảnh, file lưu trữ trên máy tính một cách dễ dàng. Trong công việc văn phòng, hiểu được vai trò và ứng dụng của bản scan là gì rất quan trọng và hữu ích cho các công đoạn.

Scan là gì, bản scan là gì trong hoạt động văn phòng, lưu trữ tài liệu.

1. Scan là gì?


Scan là thao tác giúp chuyển các dữ liệu cứng trên giấy tờ, tài liệu (hợp đồng, tạp chí, văn bản,…) hay cả hình ảnh trên giấy thành dữ liệu mềm, hình ảnh, file lưu trữ trên máy tính một cách dễ dàng. Điều này được làm thông qua một chiếc máy scan, máy in có tính năng scan.

Máy Scan ( máy quét ) có phương pháp hoạt động giải trí tựa như như máy Photocopy, một thiết bị sử dụng tích điện kép để thu lấy hình ảnh điện tử của 1 trang giấy bằng cách biến cường độ sáng phản xạ từ đó lên thành thông tin dạng số, rồi thành những file để tàng trữ trên máy tính, điện thoại thông minh .

Như vậy, có thể hiểu scan có hoạt động trái ngược so với máy in và máy photocopy khi chuyển các giấy tờ bản cứng sang các file (tệp tin, tài liệu) “ảo” trên máy tính.

Thực tế, lúc bấy giờ hầu hết những loại máy in đều tích hợp tính năng Scan phối hợp nhằm mục đích tối ưu hóa và tiết kiệm ngân sách và chi phí trong sử dụng văn phòng, cơ quan … Điều này giúp tài liệu, hình ảnh được lưu và tra cứu thuận tiện hơn thay vì phải lục tìm trên tài liệu giấy cồng kềnh. Đặc biệt, tránh được sự hao mòn, biến hóa hay hư hỏng .

2. Công dụng của Scan.

Bản scan là gì? Nó hỗ trợ công việc, lưu trữ và bảo mật thông tin hữu ích.

– Lưu trữ các tài liệu quan trọng.

Sử dụng máy scan để số hóa tài liệu sẽ tương hỗ đắc lực cho mỗi cá thể doanh nghiệp giảm thiểu tối đa rủi ro tiềm ẩn mất thông tin quan trọng và tiết kiệm chi phí ngân sách in ấn .Những tài liệu quan trọng được sao lưu và dữ gìn và bảo vệ một cách cẩn trọng. Lúc này, scan tài liệu trở nên thiết yếu hơn khi nào hết. Sử dụng bản scan vừa tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn tìm kiếm thông tin và nâng cao hiệu suất cao việc làm .

– Độ bảo mật thông tin an toàn tuyệt đối.

Lưu trữ thông tin ở dạng số qua scan và setup mã truy vấn bảo mật thông tin những nội dung quan trọng giúp tăng cường bảo đảm an toàn thông tin cho người dùng. Hình ảnh được quét sẽ được tàng trữ dưới dạng tài liệu PDF với chữ ký số cực kỳ bảo mật thông tin .

– Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, thuận tiện.

Việc chuyển các tài liệu từ bản mềm sang các tệp file trong máy khiến cho việc sắp xếp thông tin dễ dàng, thuận tiện và hiện đại hơn.

Bên cạnh đó, nhiều máy Scan mới được tích hợp thêm tính năng san sẻ tài liệu được quét qua email, công cụ đám mây và đặc biệt quan trọng là tương hỗ quét qua những ứng dụng của bên thứ ba .Chính cho nên vì thế nên người dùng hoàn toàn có thể thuận tiện truy vấn thông tin từ xa mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải xuất hiện trên công ty .

  1. Hướng dẫn scan tài liệu ở máy đa năng HP, canon, Brother từ máy tính.

Các bước scan nhanh, hiệu quả:

– Bạn đặt tài liệu vào mặt gương hoặc khay ADF:  Đặt đúng chiều giấy cần scan, dọc hoặc ngang tùy mục đích lưu trữ thuận tiện. Mặt muốn scan trước úp xuống dưới sát với mặt kính và ngược lại, chiều scan sau ở phía trên. Góc giấy cần phải đặt vuông góc và sát với mặt kính ADF để đảm bảo chiều scan đúng và vuông vức, ngay ngắn. 

– Trên máy tính, chọn Control Panel -> Devices anh Printers.
– Nhấp chuột phải vào biểu tượng máy in đa năng, chọn Start scan.
Như vậy, lượt scan 1 mặt của bạn đã hoàn thành, bước cuối cùng là lưu file Scan theo tên bạn muốn để dễ quản lí. 

– Nếu tài liệu có nhiều hơn 1 mặt thì bạn cần: Chọn biểu tượng “dấu +” để thêm một bản scan vào file. Lưu ý trước khi chọn biểu tương “dấu cộng” bạn phải lật, thêm mặt tài liệu cần scan mới trên khay ADF. 


Hy vọng với những thông tin trên từ SOCPRINTING sẽ giúp bạn hiểu hơn về bản scan là gì. Hoặc nếu đang có nhu cầu về in ấn, muốn tìm một đơn vị in uy tín, giá tốt, đội ngũ nhân sự kinh nghiệm, đừng quên liên hệ hotline: 028-38-620-589!

Doanh Nghiệp Trách Nhiệm Hữu Hạn Quảng Cáo SOC

MST: 0312512814

Địa chỉ : 243 / 9/5 Tô Hiến Thành, P. 13, Quận 10, TP Hồ Chí MinhSĐT : 028 – 38-620-589E-Mail : [email protected] / [email protected]

Rate this post