6 Bước Tạo Lập Quy Trình Làm Việc Hiệu Quả

Đối với nhiều doanh nghiệp, việc xây dựng một quy trình làm việc có thể gây tốn thời gian và gặp nhiều khó khăn. Tuy nhiên đây lại được coi là công việc gần như bắt buộc tại hầu hết các doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để xây dựng quy trình làm việc hiệu quả? Hãy cùng theo dõi trong bài viết dưới đây.

Quy trình làm việc là gì?

Khái niệm quy trình làm việc

Quy trình thao tác được hiểu là hướng dẫn, pháp luật triển khai các bước của việc làm theo một tiêu chuẩn được đặt ra để đạt được mục tiêu của việc làm. Ngoài ra quy trình việc làm hoàn toàn có thể biến hóa và tối ưu hóa theo từng tiến trình để tương thích với nhu yếu và việc làm mới .
Quy trình thao tác trong công ty là tập hợp những trách nhiệm, việc làm được thực thi theo một thứ tự cố định và thắt chặt để hoàn thành xong kế hoạch được đề ra. Dựa vào từng công dụng trách nhiệm mà các quy trình thao tác trong công ty hoàn toàn có thể được chia làm 4 nhóm : quy trình quản trị người mua, quy trình quản trị quản lý và vận hành, quy trình quản trị thay đổi, quy trình xã hội / điều tiết cơ quan quản trị nhà nước .

Lợi ích khi xây dựng quy trình làm việc hiệu quả

Lợi ích khi thiết kế xây dựng quy trình thao tác hiệu suất cao
Có thể nói quy trình thao tác là cách tốt nhất để thực thi các việc làm theo tổ chức triển khai và mang lại giá trị cho doanh nghiệp. Một quy trình “ chuẩn mực ” nếu được triển khai tốt sẽ đem lại rất nhiều quyền lợi. Trong đó hoàn toàn có thể kể đến như :

–    Nâng cao hiệu suất và hiệu quả làm việc trong nội bộ doanh nghiệp
–    Đảm bảo tính trơn tru khi thực hiện
–    Tiết kiệm thời gian, chi phí cho những khâu không cần thiết nhờ cải tiến các hoạt động vận hành
–    Nâng cao vị thế cạnh tranh trong doanh nghiệp nhờ tạo ra những đột phá trong công việc mới
–    Giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành nhờ các đầu việc được chuẩn hóa theo thứ tự

Hướng dẫn xây dựng quy trình làm việc

Để thiết kế xây dựng một quy trình thao tác hiệu suất cao, doanh nghiệp cần phải hiểu rõ toàn bộ các bước để kiến thiết xây dựng quy trình thao tác .

Bước 1: Xác định nhu cầu và mục tiêu của công việc

Xác định nhu yếu và tiềm năng của việc làm
Công việc tiên phong để thiết kế xây dựng một quy trình tiêu chuẩn là xác lập nhu yếu. Tại đây, doanh nghiệp cần phải làm rõ nhu yếu của của việc làm cần kiến thiết xây dựng quy trình là gì : để tăng cấp mạng lưới hệ thống, vận dụng tiêu chuẩn mới, tái cấu trúc doanh nghiệp hay do nhu yếu của ban chỉ huy, …
Ngoài ra, xác lập mục tiêu và khoanh vùng phạm vi cũng là điều mà doanh nghiệp cần chăm sóc tại bước này. Việc xác lập mục tiêu sẽ giúp doanh nghiệp xác lập được các bước để triển khai việc làm, chiêu thức trấn áp, thời hạn triển khai, tấn suất việc làm, … Còn xác lập khoanh vùng phạm vi sẽ giúp doanh nghiệp khoanh vùng được đối tượng người dùng cần triển khai và tuân thủ quy trình thao tác được đề ra. Đó hoàn toàn có thể là một cá thể, một phòng ban hoặc nghành nghề dịch vụ, … .

Bước 2: Xác định số bước của quy trình làm việc

Số bước của một quy trình hoàn toàn có thể được xác lập tùy thuộc vào đặc thù của việc làm đó. Mặc dù không có một số lượng “ chuẩn ” nào về số bước của một quy trình thao tác. Song ai cũng hiểu rằng nếu một quy trình có quá nhiều bước thực thi thì sẽ dễ dẫn đến những rắc rối trong quy trình trấn áp .
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp thường vận dụng công thức 5W-1 H – 5M để nghiên cứu và phân tích các bước của một quy trình thao tác .

Xác định số bước của quy trình thao tác
Trong đó 5W-1 H gồm :

–    What (là gì?): xác định nội dung công việc
–    Why (vì sao?): xác định mục tiêu, yêu cầu công việc
–    When (khi nào?): xác định thời gian thực hiện, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc
–    Where (ở đâu?): xác định địa điểm, nơi thực hiện
–    Who (ai?): Xác định nhân sự thực hiện công việc, nhân sự hỗ trợ, người giám sát
–    How (như thế nào?): Xác định phương pháp thực hiện công việc

Còn 5M là xác lập nguồn lực gồm có :

–    Man (nguồn nhân lực): nhân sự thực hiện công việc có đủ trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất không?…
–    Money (tiền bạc) : Ngân sách thực hiện những công việc này là bao nhiêu? Sẽ được giải ngân mấy lần?…
–    Material (hệ thống cung ứng/ nguyên vật liệu) : tiêu chuẩn để trở thành nhà cung ứng là gì? Tiêu chuẩn nguyên vật liệu ra sao?…
–    Machine (máy móc/công nghệ) : Tiêu chuẩn của máy móc là gì? Áp dụng những công nghệ nào để thực hiện công việc?…
–    Method (phương pháp làm việc) : làm việc theo phương pháp nào

Bước 3: Kiểm soát, kiểm tra quy trình làm việc

Kiểm soát, kiểm tra quy trình thao tác
Mô hình triết lý là không để bảo vệ một quy trình thao tác hoàn toàn có thể quản lý và vận hành trơn tru, hiệu suất cao. Chính thế cho nên, trong quy trình kiến thiết xây dựng mạng lưới hệ thống quy trình thao tác, các nahf quản trị cần xác lập một số ít chiêu thức để kiểm tr, trấn áp hàng loạt quy trình để bảo vệ nhìn nhận đúng mức độ tối ưu và đưa ra những nâng cấp cải tiến tương thích cho cỗ máy quản lý và vận hành .
Công việc trấn áp cần được thực thi trang nghiêm trải qua các yếu tổ :

•    Đơn vị đo lường công việc
•    Công cụ/dụng cụ/phương pháp đo lường
•    Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu 

Đối với xác lập chiêu thức kiểm tra, các yếu tổ cần chăm sóc gồm có :

•    Những bước cần thực hiện kiểm tra
•    Tần suất kiểm tra 
•    Người thực hiện kiểm tra
•    Những điểm trọng yếu cần kiểm tra

Bước 4: Xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm.

–    Mục đích của thử nghiệm là xác định xem các công việc có thực hiện đúng theo tiêu chuẩn đề ra hay không?
–    Pre – test. Đây là giai đoạn làm thử, sản xuất thử, một trong các điểm quan trong nhất của phương pháp thử nghiệm.
–    Test trong quá trình thực hiện.
–    Đo lường tính khả thi của quy trình

Xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm .
Các nội dung trong bảng kiểm tra thử nghiệm : Công đoạn, tài liệu hướng dẫn, điểm kiếm soát, người kiểm tra, thiết bị sử dụng, tần suất, hồ sơ …

Bước 5: Mô tả/diễn giải các bước công việc.

–    Là mô tả cụ thể các bước trong quy trình làm việc.
–    Cách thức thực hiện các bước công việc ntn?
–    Trường hợp việc diễn giải cách thức (how) thực hiện quá phức tạp, dài…thì cần một tài liệu riêng để hướng dẫn thực hiện.

Bước 6: Hoàn thiện phần định nghĩa, tài liệu tham khảo, biểu mẫu kèm theo.

–    Định nghĩa: giải thích ý nghĩa các thuật ngữ trong quy trình, diễn giải các từ viết tắt.
–    Biễu mẫu kèm theo: xác định quy trình gồm những biểu mẫu nào kèm theo, mã số???

Đơn giản hóa quản lý quy trình doanh nghiệp hơn với WEONE

Hệ thống tự động hoá doanh nghiệp WEONE cung cấp các công cụ cần thiết cho doanh nghiệp quản trị và điều hành đơn giản, giúp tối ưu khả năng vận hành hiệu quả.

WEONE gồm có các phân hệ như quản trị quy trình thủ tục, quản trị việc làm, quản trị kho tài liệu

Phân hệ quản lý quy trình thủ tục của WEONE giúp doanh nghiệp chuẩn hóa, quản lý mọi quy trình thủ tục thực tế của doanh nghiệp lên hệ thống, nhằm tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban, xử lý thủ tục, hồ sơ, nhanh chóng. Từ đó, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tối ưu vận hành, nâng cao năng suất.

WEONE hỗ trợ quản lý tối ưu so với những quy trình phức tạp và khó khăn vất vả nhất

Tính năng ưu việt của WEONE trong quản lý quy trình – thủ tục

Quản lý quy trình : Thiết lập, tạo mới quy trình nhiệm vụ trong thực tiễn của doanh nghiệp lên nền tảng số. Người dùng hoàn toàn có thể tùy biến quy trình đường thẳng hay rẽ nhánh, tạo quy trình con lồng trong quy trình lớn giúp tiết kiệm chi phí thời hạn giải quyết và xử lý việc làm .
Quản lý thủ tục : Hỗ trợ doanh nghiệp tạo lập, cầu hình thủ tục thực tiễn của doanh nghiệp lên mạng lưới hệ thống .
Quản lý biểu mẫu : Tất cả các biểu mẫu hoàn toàn có thể tạo trực tiếp ngay trên mạng lưới hệ thống. Mọi thông tin về biểu mẫu đã tạo – được duyệt hay không được duyệt đều được tàng trữ trên mạng lưới hệ thống để thuận tiện tìm kiếm lại .
Quản lý Form thông tin : Tạo mới, sửa, xóa, thông số kỹ thuật form thông tin vào mạng lưới hệ thống giúp doanh nghiệp tạo dựng tài liệu số Giao hàng cho mục tiêu các việc làm khác .
Quản lý hồ sơ đã ĐK : Theo dõi tiến trình giải quyết và xử lý hồ sơ, thống kê, phân loại từng loại hồ sơ một cách chi tiết cụ thể từ đó nhân sự nhanh gọn bổ trợ những hồ sơ còn thiếu .
Thống kê, báo cáo giải trình : Thống kê cụ thể thực trạng của quy trình thủ tục cần, giúp nhà quản trị chớp lấy mọi thông tin đồng thời thiết lập cảnh báo nhắc nhở tự động hóa. Khả năng thiết lập thời hạn hoàn thành xong các trách nhiệm trong quy trình, tự động hóa gửi thông tin việc làm đến các đối tượng người dùng tương quan trong quy trình ( khi tạo lập quy trình mới, khi chuyển trạng thái Hoàn thành công việc … )
Tích hợp chữ ký số nội bộ : giúp giảm thời hạn trình ký, phê duyệt hồ sơ, văn bản nội bộ .
Với WEONE, doanh nghiệp hoàn toàn có thể giảm thiểu từ 40-70 % ngân sách cho các sách vở, tài liệu để triển khai các quy trình, thủ tục. Hiệu suất việc làm cũng được đẩy nhanh lên hơn 40 – 50 % do nhân sự không mất thời hạn đi lại giải quyết và xử lý các quy trình – thủ tục rườm rà hoặc các nhu yếu đơn thuần như : xin nghỉ phép, tạm ứng, … cũng nhanh gọn được xử lý mà không gặp các rào cản về địa lý .

Thống kê, báo cáo giải trình, nhắc nhở, tự động hóa chuyển giao quy trình
Ngoài ra, để việc làm kiến thiết xây dựng quy trình thao tác diễn ra nhanh gọn, hiệu suất cao hơn, doanh nghiệp cũng hoàn toàn có thể nhở đến sự trợ giúp của những ứng dụng tạo lập quy trình thao tác. Các ứng dụng tạo lập quy trình thao tác hoàn toàn có thể kể đến như : VT WFMS, DocEye, Workflow, ….

Source: https://blogchiase247.net
Category: Cách Làm