Bạn đã nghe về thuật ngữ workshop bao giờ chưa? Nếu nghe rồi, vậy bạn có hiểu thực chất workshop là gì không? Thế nào là một buổi workshop đúng nghĩa? Bài viết hôm nay sẽ giải đáp cho bạn tất cả những thắc mắc trên.
Mục lục nội dung
Workshop là gì ?
Khó hoàn toàn có thể tìm ra một định nghĩa đúng mực bằng tiếng Việt cho định nghĩa này. Ở Nước Ta thì workshop được biết đến là một ( hoặc một chuỗi ) buổi trao đổi kỹ năng và kiến thức, giải pháp, kiến thức và kỹ năng của một nghành nào đó .
Tùy theo chủ đề workshop mà diễn thuyết ( speaker ) sẽ được lựa chọn tương thích giúp trao đổi với các bạn tham gia. Các workshop thường lê dài 2-4 tiếng, với 2 hoạt động giải trí chính, thứ nhất là những bài chuyện trò của khách mời và thứ hai là Q&A ( hỏi đáp ) .
Không có một giới hạn nào về số thành viên tối đa trong một buổi workshop, từ chỉ có mười mấy người đến những sự kiện lớn có thể lên tới hàng trăm người. Tất cả phụ thuộc khá nhiều vào khả năng của đơn vị tổ chức như là về nội dung hoặc không gian. Và không gian tổ chức có thể là không gian kín hoặc mở, nhưng cần đủ rộng rãi, thoải mái cho các thành viên trao đổi, networking, teamwork,…
Chương trình workshop là gì ?
Workshop ở Nước Ta
Hiện nay, workshop ngày càng nhiều và phong phú. Bạn hoàn toàn có thể tìm thấy những buổi workshop cho bất kể ngành nghề, nghành nào : Công nghệ thông tin, y tế, giáo dục, marketing, vui chơi … Mỗi khi Open một yếu tố điển hình nổi bật, đều có các workshop được mở ra để chuyên viên cùng đàm đạo, trao đổi với những người tham gia .
Mộ hình thức workshop do Bibo Mart tổ chức triển khai dành cho các mẹ có con trong độ tuổi ăn dặm ( Ảnh : Facebook của Bibo Mart )
Tuy nhiên, hoàn toàn có thể nhận thấy rằng, workshop chưa thật sự phổ cập trong các doanh nghiệp Nước Ta. Theo thống kê, phần nhiều workshop đều đến từ các bạn sinh viên hay các tổ chức triển khai phi chính phủ .
Đây là một điều đáng tiếc khá lớn. Vì nếu một doanh nghiệp biết tận dụng workshop, xem workshop như một kế hoạch Marketing, ví dụ phân phối được cho người mua kiến thức và kỹ năng họ cần và đưa ra giải pháp của bên mình thì sẽ tạo uy tín và thuyết phục người mua sử dụng loại sản phẩm của doanh nghiệp thuận tiện hơn rất nhiều !
Một workshop hiệu suất cao khi xác lập trước các yếu tố
- Một nhóm người đại diện cho các bên liên quan
- Một mục tiêu đã được xác định trước
- Xác định được phương thức tương tác
- Các sản phẩm công việc đầu ra được xác định
- Và có một người điều phối có kỹ năng dẫn dắt tốt
Một workshop hiệu suất cao sẽ thôi thúc sự tin yêu của các bên tương quan, nâng cao hiểu biết lẫn nhau, tiếp xúc can đảm và mạnh mẽ giữa các bên tương quan, và tạo ra các hiệu quả đầu ra mang nhiều giá trị .
Một workshop lý tưởng được điều phối bởi một người có nhiều kinh nghiệm tay nghề, có tư tưởng trung lập. Tuy nhiên, một thành viên của đội dự án Bất Động Sản cũng hoàn toàn có thể Giao hàng như thể một người điều phối. Một người ghi chép lại các quyết định hành động đạt được và bất kể điểm điển hình nổi bật. Một nhân viên nghiên cứu và phân tích kinh doanh thương mại hoàn toàn có thể là nhà điều phối hoặc tương hỗ việc làm ghi chép ở các workshop. Trong trường hợp nhà nghiên cứu và phân tích kinh doanh thương mại là chuyên viên trong chủ đề ( SME ) thì họ ship hàng dưới một người tham gia workshop. Cách tiếp cận phải được xem xét cẩn trọng để tránh gây nhầm lẫn về vai trò của các nhà nghiên cứu và phân tích kinh doanh thương mại .
>>> Đọc thêm: KPI là gì?
Các bước thực thi một workshop thành công xuất sắc
Kịch bản workshop ? cách tổ chức triển khai workshop thành công xuất sắc
Chuẩn bị cho workshop
Khi chuẩn bị một workshop thì các business analyst cần chuẩn bị:
- Xác định rõ ràng mục đích của workshop và kết quả đầu ra
- Xác định các bên liên quan cần tham gia
- Xác định người điều phối và người ghi chép
- Tạo ra một chương trình nghị sự – agenda
- Xác định phương thức để ghi lại, nắm bắt kết quả đầu ra
- Lên kế hoạch cho phiên làm việc và mời các đối tượng liên quan tham dự
- Sắp xếp phòng ốc, máy chiếu, trang thiết bị cần thiết khác cho phiên làm việc
- Gởi chương trình nghị sự hoặc các kịch bản (nếu có) để người tham dự chuẩn bị và tăng năng suất lao động ở meeting
- Nếu thích hợp thì tiến hành phỏng vấn trước workshop với các đối tượng tham dự
Khâu sẵn sàng chuẩn bị tốt sẽ tạo điều kiện kèm theo tối đa cho việc thực thi workshop thành công xuất sắc. Vì nguyên do gì đó mà khâu sẵn sàng chuẩn bị không làm tốt thì các nhà nghiên cứu và phân tích kinh doanh thương mại sẽ không nhận được hiệu quả đầu ra như kỳ vọng .
Xác định vai trò các đối tượng tham dự workshop
Để triển khai một workshop thành công xuất sắc thì cần xác lập rõ việc làm và nghĩa vụ và trách nhiệm, tác dụng đầu ra cho mỗi vai trò. Bạn cần nhớ là một người hoàn toàn có thể đóng nhiều vai trò khác nhau trong một workshop :
Nhà tài trợ (Sponsor)
Là người hậu thuẫn cho workshop nhưng hoàn toàn có thể không phải là người tham gia phiên thao tác và không chịu nghĩa vụ và trách nhiệm cho hiệu quả đầu ra .
Chẳng hạn, trong workshop “ Fashion Marketing : From Offline to Online : How Brands Stand Out ” được tổ chức triển khai bởi FACE vào tháng 11/2017, tất cả chúng ta hoàn toàn có thể thấy rõ nhà hỗ trợ vốn ( sponsor ) cho workshop này là Toong Co-working space .
Toong Co-working space – Nhà tài trợ cho workshop Fashion Marketing do FACE tổ chức
Khác với các chương trình với nhiều khuôn khổ hỗ trợ vốn, quy mô workshop thường khá nhỏ với đối tượng người tiêu dùng người theo dõi đặc trưng. Chính vì vậy, trong workshop, thường sẽ không có sự phân loại về khuôn khổ hỗ trợ vốn .
Người điều phối (Facitilitator)
Người điều phối là người cầm trịch cho workshop, trình làng các tiềm năng và chương trình nghị sự của workshop, hướng các thành viên tham gia theo cấu trúc và quy tắc của workshop, giữ các hoạt động giải trí bám theo tiềm năng và tác dụng kỳ vọng đầu ra, tạo điều kiện kèm theo cho việc ra quyết định hành động và xử lý các xung đột ( nếu có ), bảo vệ toàn bộ các thành viên tham gia được biểu lộ quan điểm và được lắng nghe .
Khác với nhà tài trợ, người điều phối đi theo workshop từ đầu đến cuối. Chính vì thế, vị trí này đòi hỏi hai điều, đó là khả năng bao quát, khả năng phối hợp với các bộ phận khác, và khả năng giải quyết những tình huống bất ngờ.
( Ảnh : hannahminzloff.ca )
Để điều phối thành công xuất sắc, người điều phối cần phải :
- Học hỏi từ tiền bối: không ai có thể chạy trơn tru một chương trình từ đầu đến cuối ngay từ đầu cả. Nhưng điều quan trọng đó là bạn cần phải không ngừng cố gắng và cải thiện khả năng bao quát của mình. Hãy tìm những người điều phối có kinh nghiệm, nghe họ chia sẻ về những yếu tố hay kỹ năng cần thiết để điều phối chương trình thành công, những vấn đề họ hay gặp phải trong quá trình làm việc cũng như giải pháp vượt qua khó khăn của họ.
- Đừng hối thúc khán giả: một sai lầm của những người điều phối (ngay cả những tiền bối lão làng trong nghề) đó là tự khuấy động không khí khi thấy khán giả quá trầm (nhất là trong phần Q&A – khi khán giả được “nhường mic” để nêu ra câu hỏi, ý kiến, hay đóng góp về chủ đề. Trong trường hợp này, thay vì giục họ trả lời, bạn hãy thử tóm tắt các vấn đề đã được đề cập đến, nhắc lại câu hỏi hay gợi mở thêm thông tin để khán giả có thêm tư liệu, thêm tự tin để cất lên tiếng nói mà không khiến họ khó chịu hay bị dồn ép.
- Khéo léo đưa ra một cái kết vào đúng thời điểm: trái ngược với sự im lặng, đôi khi khán giả quá nhiệt tình tranh luận với diễn giả mà quên mất là đã quá thời gian cho phép. Người điều phối cần nhảy vào như thế nào đây cho khéo léo mà vẫn được lòng đôi bên? Đầu tiên, hãy nhẹ nhàng gói gọn những nội dung chính đã đề cập trong workshop, bởi đó chính là những gì mà khán giả muốn mang về sau chương trình nhất mà đôi khi họ lại không nhớ được hết. Sau đó, bạn hãy cảm ơn tất cả khán giả, diễn giả, cũng như ban tổ chức và nhà tài trợ về những đóng góp của họ cho workshop.
- Thêm một chút “gia vị” hài hước: thay vì cứng nhắc hay tỏ ra quá nghiêm trọng, hãy thêm vào một chút hài hước, dí dỏm cho workshop. Sự vui nhộn này sẽ kết nối khán giả với diễn giả, và khiến câu chuyện trở nên tự tin hơn, khán giả cởi mở hơn khi đưa ra câu hỏi phản biện cho diễn giả, và phản hồi sau workshop cũng tích cực và mang tính xây dựng hơn.
Người ghi chép (Note-taker)
Người ghi chép tài liệu hoá các quyết định hành động được đưa ra theo định dạng đã được xác lập trước workshop, theo dõi bất kể khuôn khổ hoặc yếu tố mà chưa hoàn thành xong trong phiên .
Dưới đây là một số phẩm chất mà người ghi chép cần có để hoàn thành công việc của mình.
Các phẩm chất cần có để ghi chép workshop thành công xuất sắc ( Việt hóa từ resumeprofessionalwriters.com )
Người giám sát thời gian (Timekeeper)
Người giám sát thời hạn có trách nhiệm bảo vệ các khuôn khổ trong agenda của workshop hoạt động giải trí theo đúng khung giờ và thời hạn trong kế hoạch bắt đầu. Dù không Open trực tiếp trong workshop như người điều phối, vị trí “ sau cánh gà ” này yên cầu sự sát sao và kỷ luật rất ngặt nghèo về thời hạn, cũng như bao quát workshop dưới góc nhìn thời hạn ( so với góc nhìn về nội dung của người điều phối ) .
Là một người giám sát thời hạn, bạn cần những dụng cụ gì để trợ giúp việc làm ?
- Một bản tóm tắt nội dung/lịch trình công việc
- Một chiếc bút
- Đồng hồ đếm giờ (hoặc đồng hồ đeo tay)
- Một cuốn sổ ghi chép
Một chiếc đồng hồ đeo tay là dụng cụ không hề thiếu của những người quản trị thời hạn. ( Ảnh : Wikihow )
Người tham dự (Participant)
Người tham gia, hay người theo dõi, gồm có các đối tượng người tiêu dùng tương quan và các chuyên viên trong nghành nghề dịch vụ tương thích với chủ đề của workshop. Họ có nghĩa vụ và trách nhiệm cung ứng tài liệu, thông tin cá thể, góc nhìn, quan điểm của họ, lắng nghe những quan điểm của các thành viên khác, tranh luận các yếu tố mà không thiên vị cho bên nào .
Để đạt được hiệu suất cao sau cuối của workshop, bạn hãy đưa ra những tiêu chuẩn đơn cử về nhóm người theo dõi tiềm năng mà bạn muốn ảnh hưởng tác động đến. MarketingAI xin đưa ra một vài gợi ý cho bạn như sau :
- Họ là ai? Họ là nam hay nữ?
- Họ đang làm nghề gì?
- Họ quan tâm đến vấn đề gì?
- Liệu chủ đề chương trình hướng đến có phải là điều họ quan tâm?
- Cần phải tiếp cận đến họ qua những kênh nào?
- Nội dung truyền thông cho mỗi kênh là gì?
Một khi vẽ ra được chân dung người theo dõi tiềm năng, bạn hoàn toàn có thể lên nội dung tiếp cận nhóm người theo dõi này và từ đó có kế hoạch tiếp thị quảng cáo cho workshop một cách hiệu suất cao, nhanh gọn .
Tiến hành workshop
Đảm bảo các thành viên tham gia có một sự hiểu biết chung, người điều phối thường khởi đầu bằng việc công bố về mục tiêu của phiên thao tác và các hiệu quả kỳ vọng đầu ra. Với 1 số ít người điều phối có kinh nghiệm tay nghề thì họ thường mở màn workshop bằng câu truyện ngắn vui nhộn để phá vỡ các rào cản trong tiếp xúc và tạo cho mọi người cảm thấy thoả mái thao tác với nhau. Thiết lập sự đồng thuận trên cơ sở nguyên tắc là một chiêu thức hiệu suất cao để tạo ra một môi trường tự nhiên phiên thao tác có tính cộng tác ở mức cao .
Bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm một vài quy tắc phổ cập sau :
- Tôn trọng các quan điểm của người khác
- Tất cả mọi người kỳ vọng được đóng góp
- Thảo luận cần được giới hạn trong khung thời gian đã được thiết lập
- Thảo luận về vấn đề, chứ không thảo luận về con người
- Một sự đồng thuận với các quyết định được đưa ra
Trong suốt workshop, người điều phối sẽ duy trì sự tập trung chuyên sâu bằng cách xác nhận tiếp tục các hoạt động giải trí của phiên với mục tiêu và hiệu quả đầu ra .
Tổng kết workshop
Sau khi kết thúc, người điều phối liên tục thao tác với các khuôn khổ đã đàm đạo, ghi nhận trong workshop, hoàn thành xong các tài liệu tương quan, phân phối chúng đến người tham gia và các bên tương quan về khuôn khổ đã được hoàn thành xong .
Workshop là một kỹ thuật hiệu suất cao để đạt được sự đồng thuận về cách xử lý các yếu tố trong khoản thời hạn ngắn. Kỹ thuật này phân phối cho các bên tương quan để tương tác, phối hợp, ra quyết định hành động, và đạt được một sự hiểu biết lẫn nhau. Kỹ thuật này thường có ngân sách thấp hơn chi phi đi phỏng vấn từng đối tượng người dùng tương quan. Các phản hồi tương quan đến yếu tố và quyết định hành động gần như được cung ứng ngay tức thì bởi người tham gia .
Nhưng việc quyết định hành động sử dụng kỹ thuật này cần xem xét lên k ế hoạch sao cho thuận tiện nhất cho người tham gia. Sự thành công xuất sắc của workshop nhờ vào rất nhiều về kinh nghiệm tay nghề của người điều phối và kiến thức và kỹ năng của người tham gia .
Đọc thêm :
- Share bộ tài liệu Hiếm A đến Z về Facebook marketing
- Even là gì?
Ngọc Lê – MarketingAI
4.9 / 5 – ( 157 bầu chọn )
Source: https://blogchiase247.net
Category: Cách Làm
