Chứng từ kế toán là gì? Quy định pháp luật và các lưu ý cần phải biết về chứng từ kế toán. Tư vấn từ công ty luật và kế toán kinh nghiệm nhiều năm.
Mục lục nội dung
Chứng từ kế toán là gì
Theo Luật Kế toán năm ngoái, Chứng từ kế toán ( Chứng từ KT ) là những sách vở và vật mang tin phản ánh nhiệm vụ kinh tế tài chính, kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành xong, làm địa thế căn cứ ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán là một loại tài liệu kế toán .Một số loại Chứng từ KT thông dụng hoàn toàn có thể kể đến : Bảng chấm công ; Phiếu nhập, xuất kho ; Phiếu thu, phiếu chi ; Biên lai thu tiền ; Giấy ý kiến đề nghị giao dịch thanh toán ; Biên bản giao nhận gia tài cố định và thắt chặt ; Biên bản nhìn nhận lại gia tài cố định và thắt chặt ; Hóa đơn GTGT ; Hóa đơn bán hàng …
Xem thêm: Chứng từ điện tử là gì
Phân loại chứng từ kế toán
Phân loại chứng từ để giải quyết và xử lý hồ sơ sổ sách kế toán, lên báo cáo giải trình thuế. Cũng như để tàng trữ hồ sơ kế toán Giao hàng cho việc kiêm tra, quyết toán thuế .
Căn cứ theo công dụng của chứng từ
– Chứng từ mệnh lệnh : Là loại chứng từ dùng để truyền đạt những mệnh lệnh hay thông tư của người chỉ huy cho những bộ phận cấp dưới thi hành .– Chứng từ chấp hành : Là những chứng từ chứng tỏ cho một nhiệm vụ kinh tế tài chính nào đó đã thực sự triển khai xong .– Chứng từ thủ tục : Là những chứng từ tổng hợp, phân loại những nhiệm vụ kinh tế tài chính có tương quan theo những đối tượng người tiêu dùng đơn cử nhất định của kế toán, để thuận tiện trong việc ghi sổ và so sánh những loại tài liệu .– Chứng từ phối hợp : Là loại chứng từ mang đặc thù của 2 hoặc 3 loại chứng từ nói trên .
Căn cứ theo trình tự lập chứng từ
– Chứng từ bắt đầu ( chứng từ gốc ) : Là những chứng từ được lập trực tiếp khi nhiệm vụ kinh tế tài chính phát sinh hay vừa triển khai xong .– Chứng từ tổng hợp : Là loại chứng từ dùng để tổng hợp số liệu của những nhiệm vụ kinh tế tài chính cùng loại nhằm mục đích giảm nhẹ công tác làm việc kế toán và đơn thuần trong việc ghi sổ .
Căn cứ theo phương thức lập chứng từ
– Chứng từ một lần : Là loại chứng từ mà việc ghi chép nhiệm vụ kinh tế tài chính phát sinh chỉ thực thi một lần, sau đó được chuyển vào ghi sổ kế toán .– Chứng từ nhiều lần : Là loại chứng từ ghi một loại nhiệm vụ kinh tế tài chính tiếp nối nhiều lần. Sau mỗi lần ghi những số lượng được cộng dồn tới một số lượng giới hạn đã được xác lập trước được chuyển vào ghi vào sổ kế toán .
Căn cứ theo nội dung các nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ
Theo cách phân loại này, so với mỗi nội dung nhiệm vụ phát sinh ( chỉ tiêu ) sẽ ứng với một loại chứng từ tương quan :– Chỉ tiêu lao động và tiền lương– Chỉ tiêu hàng tồn dư– Chỉ tiêu bán hàng– Chỉ tiêu tiền tệ– Chỉ tiêu gia tài cố định và thắt chặt
Căn cứ theo dạng thể hiện của chứng từ
– Chứng từ thông thường : Là chứng từ được biểu lộ dưới dạng sách vở để chứng tỏ nhiệm vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã thực sự triển khai xong mà không phải bộc lộ qua dạng tài liệu điện tử– Chứng từ điện tử : Là chứng từ được biểu lộ dưới dạng tài liệu điện tử, được mã hoá mà không bị đổi khác trong quy trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như : bảng từ, đĩa từ, những loại thẻ giao dịch thanh toán …
Quy định pháp lý tương quan đến chứng từ kế toán
Luật Kế toán năm ngoái có những lao lý tương quan đến Chứng từ KT như sau :
Quy định về nội dung chứng từ kế toán
Chứng từ KT phải có khá đầy đủ những nội dung :– Tên và số hiệu của chứng từ KT
– Ngày, tháng, năm lập chứng từ KT
– Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng hoặc cá thể lập Chứng từ KT– Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng hoặc cá thể nhận Chứng từ KT– Nội dung nhiệm vụ kinh tế tài chính, kinh tế tài chính phát sinh– Số lượng, đơn giá và số tiền của nhiệm vụ kinh tế tài chính, kinh tế tài chính ghi bằng số ; tổng số tiền của chứng từ KT dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ– Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người có tương quan đến chứng từ KT
Quy định về việc lập và lưu trữ chứng từ KT
– Các nhiệm vụ kinh tế tài chính, kinh tế tài chính phát sinh tương quan đến hoạt động giải trí của đơn vị chức năng kế toán phải lập chứng từ KT. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nhiệm vụ .– Chứng từ KT phải được lập rõ ràng, không thiếu, kịp thời, đúng chuẩn theo nội dung pháp luật trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị chức năng kế toán được tự lập chứng từ KT nhưng phải bảo vệ rất đầy đủ những nội dung pháp luật .– Nội dung nhiệm vụ trên chứng từ KT không được viết tắt, tẩy xóa, sửa chữa thay thế ; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, thay thế sửa chữa không có giá trị giao dịch thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ KT thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai .– Chứng từ KT phải được lập đủ số liên pháp luật. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ KT cho một nhiệm vụ thì nội dung những liên phải giống nhau .– Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ KT phải chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về nội dung trên đó .– Chứng từ KT được lập dưới dạng điện tử phải tuân theo pháp luật về chứng từ điện tử ; được in ra giấy và tàng trữ theo pháp luật. Trường hợp không in ra giấy mà thực thi tàng trữ trên những phương tiện đi lại điện tử thì phải bảo vệ bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin thông tin dữ liệu và phải bảo vệ tra cứu được trong thời hạn tàng trữ .
Quy định về việc ký chứng từ KT
– Chứng từ KT phải có đủ chữ ký theo chức vụ pháp luật trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ KT phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ KT bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ KT của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ KT của người khiếm thị được triển khai theo lao lý của nhà nước .– Chữ ký trên chứng từ KT phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ KT khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc nghĩa vụ và trách nhiệm của người ký .– Chứng từ KT chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực thi. Chữ ký trên chứng từ KT dùng để chi tiền phải ký theo từng liên– Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy
Quy định về việc quản lý và sử dụng kế toán
– tin tức, số liệu trên chứng từ KT là địa thế căn cứ để ghi sổ kế toán– Chứng từ KT phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế tài chính, theo trình tự thời hạn và dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn theo lao lý của pháp lý– Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền có quyền tạm giữ, tịch thu, niêm phong chứng từ KT. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu chứng từ KT thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu, ký xác nhận trên chứng từ sao chụp và giao bản sao chụp cho đơn vị chức năng kế toán. Đồng thời lập biên bản ghi rõ nguyên do, số lượng từng loại chứng từ KT bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu– Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ KT phải lập biên bản, ghi rõ nguyên do, số lượng từng loại chứng từ KT bị niêm phong và ký tên, đóng dấu .
Việc bảo quản, lưu trữ chứng từ KT rất quan trọng. Với kinh nghiệm là nhà cung cấp dịch vụ kế toán hàng đầu tại Việt Nam. Chúng tôi luôn chú trọng, hướng dẫn khách hàng về mức độ quan trọng và cách lưu trữ chứng từ.
Xem thêm : Xử phạt hành chính do hành vi vi phạm lao lý về chứng từ kế toánCá nhân, tổ chức triển khai nào vi phạm những lao lý về chứng từ KT thì tùy từng hành vi, mức độ, hậu quả mà hoàn toàn có thể bị hoặc bị giải quyết và xử lý hình sự .
Trên đây là nội dung về Chứng từ điện tử. Nếu có thắc mắc liên quan, bạn đọc vui lòng liên hệ với LawKey để được tư vấn miễn phí.
Source: https://blogchiase247.net
Category: Hỏi Đáp
