Giao tiếp qua điện thoại là hình thức giao tiếp phổ biến, đây là hình thức giao tiếp nhanh và tiện lợi nhất hiện nay. Hình thức giao tiếp này thuận tiện ở chỗ bạn có thể ngồi ở một nơi nhưng vẫn có thể gọi điện để nói chuyện với bất kỳ đối tượng nào bạn muốn mà không cần phải gặp mặt trực tiếp. Nhưng chính không cần gặp mặt trực tiếp nên việc giao tiếp qua điện thoại đòi hỏi rất nhiều kỹ năng để làm thế nào đường dây bên kia biết được thái độ của bạn trong cuộc trò chuyện đó?
Khi bạn là người nhận cuộc gọi
Khi là người đảm nhiệm cuộc gọi, bạn cần giữ thái độ niềm nở và tích cực khi vấn đáp cuộc gọi. Bạn nên nghe máy ở hồi chuông thứ 2 hoặc thứ 3, không nên để chuông đổ quá lâu cũng không nên hấp tấp vội vàng bắt máy, vì bạn cần có thời hạn sẵn sàng chuẩn bị cho cuộc trò chuyện đó. Ngoài ra, là người nghe bạn cũng cần một số ít kiến thức và kỹ năng khác ở bên dưới .
1.Đừng để người gọi độc thoại
Người gọi đến thường đã chuẩn bị sẵn sàng rất kỹ cho nội dung cuộc trò chuyện, họ dữ thế chủ động đi vào yếu tố, đặt câu hỏi cho bạn … Họ sẽ nói nhiều, nhưng bạn đừng chỉ biết lạng lẽ lắng nghe, hãy đáp lại họ bằng những câu như : “ Vâng, tôi hiểu, tôi đang nghe bạn ( anh, chị ) nói … ”. Những câu vấn đáp dù ngắn nhưng điều đó bộc lộ cho người nói biết rằng bạn vẫn đang lắng nghe họ và hiểu họ muốn nói gì .
2. Giọng nói nhã nhặn, vừa phải
Khi người gọi tới có nhu yếu được tư vấn hoặc bàn về yếu tố gì đó bạn hãy vấn đáp họ bằng giọng nói nhã nhặn, vừa phải, đừng lớn quá sẽ khiến họ không dễ chịu, nhưng cũng đừng quá nhỏ, bởi như vậy họ sẽ không nghe rõ bạn nói gì khiến họ phải hỏi lại sẽ làm mất thời hạn của cả bạn và đối phương .
3. Nghe với thái độ niềm nở, tích cực
Bạn đừng nghĩ khi giao tiếp qua điện thoại đối phương không nhìn thấy vẻ mặt của bạn thì mình muốn cau có, không dễ chịu thế nào cũng được. Lời nói sẽ tố cáo toàn bộ cử chỉ, hành động của bạn đó. Vì vậy, khi nhận điện thoại bạn hãy nghe với thái độ niềm nở, tích cực, luôn nở nụ cười vì họ sẽ cảm nhận được thái độ của bạn đó .
4. Tránh nhà hàng khi chuyện trò điện thoại
Khi chuyện trò điện thoại bạn không nên siêu thị nhà hàng bất kể thứ gì, bởi điều đó hoàn toàn có thể khiến cho giọng nói của bạn bị đổi khác hoặc tệ hơn hoàn toàn có thể khiến cho cuộc chuyện trò bị gián đoạn, một điều chắc như đinh rằng bên kia đầu máy sẽ thuận tiện nhận ra việc bạn đang nhà hàng siêu thị khi chuyện trò với họ. Điều đó sẽ khiến đối phương có ấn tượng xấu vì họ nghĩ rằng bạn không tôn trọng họ và không xem trọng cuộc trò chuyện đó .
5. Luôn sẵn sàng chuẩn bị sổ và bút sẵn trước mặt
Khi có điện thoại bạn hãy luôn sẵn sàng chuẩn bị cho mình cuốn sổ và cây bút để ghi lại những lời nói của người mua, đối tác chiến lược để chắc như đinh rằng bạn không để sót chi tiết cụ thể của cuộc trò chuyện. Cách làm này cũng giúp cho bạn dữ thế chủ động khi vấn đáp những câu hỏi, vướng mắc của người gọi đến .
6. Không giật mình gác máy
Nếu bạn không muốn liên tục cuộc trò chuyện hãy tìm cách phủ nhận khôn khéo, không nên giật mình gác máy. Hành động này sẽ khiến cho đối phương cảm thấy không dễ chịu và nếu bạn làm việ cho công ty, tổ chức triển khai nào đó hoàn toàn có thể sẽ bị họ phản ánh lên cấp trên của bạn bởi thái độ không nhã nhặn, không tôn trọng người khác của bạn .
7. Nhắc lại nội cuộc trò chuyện
Là người nghe nên bạn cần nhắc lại nội dung cuộc trò chuyện để chắc rằng bạn đã nắm được nội dung của cuộc trò chuyện đó, đó cũng là cách bạn lấy được lòng tin của người gọi đến bởi việc nhắc lại nội dung cuộc trò chuyện bộc lộ bạn rất chăm sóc tới yếu tố của họ, điều đó khiến cho người mua cảm thấy mình được tôn trọng nhiều hơn .
Khi bạn là người gọi
Trước khi gọi điện cho người khác bạn cần sẵn sàng chuẩn bị trước nội dung cho cuộc chuyện trò đó, việc làm này vừa giúp bạn dữ thế chủ động vừa giúp bạn tiết kiệm chi phí được thời hạn vàng ngọc của mình và cả của đối tác chiến lược. Vậy để có được cuộc giao tiếp qua điện thoại thành công xuất sắc bạn cần rèn luyện những kiến thức và kỹ năng sau :
1. Hãy xưng danh tính và mục tiêu cuộc gọi
Khi gọi điện cho đối tác chiến lược, người mua việc tiên phong bạn chào họ và xưng danh tính rõ ràng ( Tên, vị thế hoặc tên công ty đại diện thay mặt ) để người nghe nắm được thông tin của bạn. Tiếp đó hãy nhắc lại thông tin cá thể của họ để chắc rằng bạn đã gọi đúng địa chỉ. Đây là việc bạn cần phải làm trước khi mở màn cho cuộc trò chuyện được trôi chảy .
2. Cân nhấc giờ và thời gian gọi
Bạn hãy xem xét thời hạn và thời gian gọi điện thoại. Hãy tránh thời hạn ngoài giờ thao tác như sáng sớm, buổi tối hoặc giờ nghỉ trưa. Bởi lúc này nhiều người đang bận việc riêng không sẵn sàng chuẩn bị tiếp chuyện, tệ hơn bạn sẽ khiến họ cảm thấy không dễ chịu vì bị quấy rầy. Bạn cũng nên tránh gọi vào đầu giờ thao tác, vì thời gian này thường thì mọi người đang phải lo xử lý việc làm, không có nhiều thời hạn rãnh để tiếp bạn. Vì vậy, hãy chọn thời gian thích hợp để cuộc chuyện trò qua điện thoại mang lại tác dụng như mong ước của bạn .
3. Giọng nói nhẹ nhàng và truyền cảm
Khi gọi điện cho người khác bạn không nên quát tháo, giọng nói không dễ chịu với họ, bởi giọng nói chính là thủ phạm tố cáo tính cách của bạn khi giao tiếp qua điện thoại. Một giọng nói nhẹ nhàng và truyền cảm sẽ mang lại cảm xúc tự do, thoải mái và dễ chịu cho người nghe và để lại cho họ những ấn tượng tốt về bạn .
Khi trò chuyện bạn cũng nên luôn nở nụ cười, vì dù đối phương không nhìn thấy bạn nhưng họ vẫn cảm thấy được bạn đang chuyện trò với họ bằng thái độ như thế nào .
4. Chuẩn bị trước nội dung trao đổi
Bạn không hề gọi điện đến cho người mua xong ậm ờ không biết nói gì, hoặc mất nhiều thời hạn để tâm lý thắc mắc, như vậy vừa làm mất thời hạn của bạn vừa khiến cho người nhận điện thoại cảm thấy không tự do, nếu gặp người khó chiều chuộng hoàn toàn có thể họ sẽ phủ nhận cuộc gọi của bạn. Vì vậy, hãy viết trước tổng thể những gì bạn muốn nói ra giấy để cuộc giao tiếp được suôn sẻ bạn nhé .
5. Không sử dụng thuật ngữ chuyên ngành
Khi gọi điện để tư vấn, thương lượng với đối tác chiến lược, người mua bạn nên sử dụng ngôn từ dễ hiểu, tránh dùng những thuật ngữ chuyên ngành, vì như vậy người mua của bạn sẽ không hiểu bạn muốn nói gì hoặc cho rằng bạn là người thích bộc lộ, nhưng lại bộc lộ không đúng chỗ .
6. Nói lời tạm biệt khi kết thúc cuộc gọi
Đừng kết thúc cuộc gọi khi chưa để lại lời tạm biệt nếu không bạn sẽ mất điểm trong mắt của đối phương. Một câu chúc tốt lành, hay một lời tạm biệt mở, lời cám ơn đến người đã nghe điện thoại… sẽ giúp cho đối tác của bạn cảm thấy vui vẻ hơn và cũng cho thấy bạn là người lịch sự, chu đáo trong công việc.
Giao tiếp qua điện thoại giúp tất cả chúng ta rút ngắn được khoảng cách với mái ấm gia đình, bạn hữu, đồng nghiệp. Trong kinh doanh thương mại đó là một công cụ tương hỗ đắc lực cho những cuộc thương lượng giữa những bên với nhau. Vì vậy, hãy luôn sẵn sàng chuẩn bị tốt cho tổng thể những cuộc gọi của bạn và nhớ hãy luôn niềm nở cả khi gọi và nhận cuộc gọi nhé, bởi thái độ tích cực sẽ giúp cho cuộc trò chuyện, trao đổi qua điện thoại được suôn sẻ, mang lại hiệu quả tốt đẹp cho cả hai bên .
Thúy Lộc
Source: https://blogchiase247.net
Category: Hỏi Đáp
