Nếu bạn cảm thấy cuộc sống cá nhân hay công việc của mình dồn cục. Bạn cứ nhảy hết việc này qua việc khác trong ngày mà không xong gì cả. Hay bạn thấy mình lạc lối mò mẫm không đạt được kết quả mong muốn. Hãy thử áp dụng một phương pháp quản lý công việc hiệu quả của người Nhật – bảng Kanban.
Đơn giản, trực quan, và dễ sử dụng. Kanban giúp cho việc lên kế hoạch, thực thi và theo dõi tiềm năng của bạn trở nên nhanh gọn và thuận tiện. Cùng khám phá nhé !
Mục lục nội dung
Giới thiệu phương pháp Kanban
Kanban, tiếng Nhật có nghĩa là ” bảng hiệu “, được kiến thiết xây dựng bởi Taiichi Ohno – một kỹ sư của Toyota. Kanban bắt nguồn là một mạng lưới hệ thống sắp xếp việc làm trực quan nằm tăng hiệu suất trong xưởng sản xuất công nghiệp. Nhờ bảng Kanban, những việc làm trong mỗi quá trình được biểu lộ rõ ràng cho tổng thể những nhân công và kỹ sư. Từ đó, mỗi người nắm rõ việc làm của mình ở quá khứ, hiện tại và tương lai .Tuyệt vời là, Kanban không chỉ có công dụng trong xưởng công nghiệp. Hàng ngàn người trên khắp quốc tế đang sử dụng bảng Kanban mỗi ngày để quản trị việc làm của mình hiệu suất cao. Bạn cũng trọn vẹn hoàn toàn có thể vận dụng Kanban ngay thời điểm ngày hôm nay để săp xếp việc làm thuận tiện hơn .
Kanban – phương pháp quản lý công việc trực quan
Nói một cách đơn giản, Kanban là một bảng quản lý toàn bộ quy trình làm việc của bạn. Một bảng Kanban cá nhân bao gồm 3 cột rõ ràng: To Do (Cần làm), Doing (Đang làm) và Done (Đã làm). Mỗi cột như vậy lại bao gồm nhiều công việc. Mỗi công việc được viết trên một thẻ và được xếp theo tình trạng công việc đó (như hình dưới).
Bảng Kanban đơn thuần, trực quan bởi chỉ cần liếc mắt một cái là bạn biết việc làm cần làm là gì, cái nào trước cái nào sau, và ưu tiên hiện tại thế nào. Chính sự đơn thuần và dễ nhìn này tạo nên sự đơn giản hoá cho bộ não về lộ trình tới tiềm năng của bạn .
Tại sao Kanban hiệu quả
Thứ nhất, phương pháp này giúp bạn trực quan hoá công việc. Mọi thứ rõ ràng. Bạn có bao nhiêu việc, đã làm bao nhiêu, còn bao nhiêu, nhìn một phát là thấy hết.
Chính cái nhìn toàn cảnh này giúp bạn biết khối lượng việc làm và thực trạng hiện tại. Thậm chí, nếu bạn sử dụng quen, nhìn vào Kanban bạn sẽ biết được yếu tố mình đang đương đầu để đạt được tiềm năng này là gì .Ví dụ nhé, nếu việc làm của bạn ứ đọng tại To Do, có nghĩa là rất nhiều thẻ trách nhiệm ở đó, đặc biệt quan trọng là trong khoảng chừng thời hạn dài. Điều đó có nghĩa hoặc là project của bạn quá lớn, hãy chia nhỏ thành những tiềm năng nhí ( milestone ). Dùng Kanban để quản trị milestone hiện tại thay vì toàn project để đỡ thấy ngộp việc làm .Hoặc giả cột Doing của bạn quá nhiều, mà không có cái nào dời qua cột Done được, thì bạn đang gặp yếu tố đa nhiệm ( multitasking ). Đa nhiệm là việc bạn làm tùm lum thứ cùng lúc mà không xong việc nào. Bạn cũng biết não người không được phong cách thiết kế cho đa nhiệm. Chúng ta chỉ hoàn toàn có thể tập trung chuyên sâu một yếu tố tại một thời gian. Việc nhảy qua nhảy lại quá nhiều thứ như vậy chỉ khiến bạn bận rộn mà không hiệu suất cao. Giải pháp đơn thuần là hãy dời toàn bộ Doing về To Do. Rồi chọn ra 1 đến 2 việc để làm hiện tại và dời chúng về lại Doing. Chỉ sau khi làm xong bạn hãy liên tục những việc khác .Cuối cùng, Kanban giúp bạn giảm trì hoãn. Một trong những nguyên do của trì hoãn là nỗi sợ. Sợ không điểu khiển được hết mọi việc. Sợ sai lầm đáng tiếc. Sợ thất bại. Với chiêu thức Kanban, thay vì đối lập với cả một project lớn, bạn chỉ cần hoàn thành xong một việc làm duy nhất tại cột Doing. Điều đó dễ triển khai hơn nhiều. Chính cho nên vì thế, nó mang lại cho bạn tự tin thực thi .Và cảm xúc dời một việc làm từ Doing sang Done chắc như đinh là liều nguồn năng lượng tuyệt vời để bạn liên tục với những việc làm mới !
Cách sử dụng bảng Kanban
Để sử dụng bảng Kanban hiệu suất cao, bạn hãy thực thi những bước sau :
1. Chọn ra một (hoặc nhiều) project bạn muốn dùng Kanban
Nếu bạn mới khởi đầu, hoặc muốn thử nghiệm độ hiệu suất cao của Kanban trong đời sống của mình, hãy chọn một project bạn triển khai xong trước. Project này hoàn toàn có thể là việc học ở trường, trong công ty, hoặc một tiềm năng bạn muốn đạt được .Lưu ý là Kanban sử dụng tốt cho những loại ” tiềm năng hiệu quả “, thay vì ” tiềm năng thói quen “. Tức là nếu tiềm năng của bạn là ” uống 2 lít nước mỗi ngày ” hoặc ” tập thể dục hằng tuần “, bạn nên sử dụng một giải pháp khác. Nhưng nếu bạn muốn ” vẽ một Mind Map tổng kết kỹ năng và kiến thức bạn biết về sinh học “, hoặc ” kiến thiết xây dựng một resume mới ” thì Kanban sẽ rất tốt cho bạn .
2. Viết ra tất cả công việc bạn cần làm để đạt được mục tiêu đó
Bước này hay được gọi là brainstorm hoặc brain dump ấy. Bạn không cần nghĩ nhiều về việc nó có thiết yếu không. Có làm được liền không. Có cần chia nhỏ hơn không. Những cái đó đều không quan trọng .Đơn giản là cứ viết và viết. Tất cả những việc làm bạn nhớ ra là mình cần hoặc đang thực thi để đạt được tiềm năng. Hãy cứ viết hết xuống .
3. Chọn lọc và sắp xếp công việc vào các cột
Sau khi bạn làm xong bước 2, hãy nghỉ ngơi một chút ít. Rồi nhìn lại những việc làm mình vừa viết ra, và trước hết hãy tinh lọc .
Bạn có thật sự cần phải làm việc đó để đạt mục tiêu? Nếu không, hãy bỏ nó đi.
Việc này có đủ rõ ràng để thực hiện? Nếu chưa, hãy chỉnh sửa. Ví dụ, nếu bạn viết là “gửi hàng” thì có thể tới lúc đó bạn lại phải tìm các thông tin liên quan cho nó. Hãy sửa thành “gửi gói hàng màu hồng từ địa chỉ A đến địa chỉ B bằng Vietpost” chẳng hạn.
Việc này có đủ cụ thể để thực hiện? Nếu chưa, hãy chia nhỏ ra. Ví dụ, nếu bạn viết là “làm báo cáo” thì sẽ không cụ thể lắm. Bạn có thể sửa thành 5 bước “lên dàn ý báo cáo”, “tìm thông tin cho báo cáo”, “viết báo cáo”, “hiệu chỉnh báo cáo” và “nộp báo cáo”.
Xem thêm: Kamehameha I – Wikipedia tiếng Việt
Sau khi đã chọn ra những việc làm rõ ràng, đơn cử và giúp bạn đạt được tiềm năng. Hãy bỏ chúng vào những cột tương quan .Bước nào bạn đã làm rồi ? Bỏ hết vào cột Done .Bước nào bạn đang làm ? Bỏ vào Doing .Những bước còn lại ? Bỏ vào To Do .
4. Đánh giá lại tổng quan project và các công việc
Hãy nhìn lại hàng loạt bảng Kanban của bạn sau khi đã sắp xếp những cột. Đánh giá xem mọi thứ đã được ghi nhận chưa ? Có điều gì cần thêm bớt không ?Đặc biệt, nếu cột Doing của bạn có quá nhiều thì hãy dời bớt sang To Do. Mỗi thời gian, hãy chỉ để 1-2 việc làm thôi. Sau khi hoàn thành xong chúng thì hãy liên tục những việc làm khác. Ít, mà hiệu suất cao .
5. Bắt tay vào thực hiện
Dễ ợt ! Chọn một việc trong cột Doing, và tập trung chuyên sâu triển khai xong nó. Sau khi ” giải quyết và xử lý ” xong hết cột Doing, tự hào sang chảnh lấp lánh lung linh dời chúng qua Done .Tiếp tục chọn 1-2 việc làm từ To Do sang Doing. Và lặp lại .Nếu bạn thấy mình làm cả mấy ngày mà không xong được một việc làm trong Doing, hãy nhìn nhận lại. Bạn gặp những khó khăn vất vả gì ? Giải quyết ra làm sao ? Đôi khi bạn nhận ra mình cần chia nhỏ việc làm hiện tại thành nhiều việc làm nhí khác để thực thi từng cái một .
Áp dụng phương pháp Kanban như thế nào
Vì Kanban chỉ cần 3 cột To Do, Doing và Done cùng những thẻ trách nhiệm trong mỗi cột. Bạn hoàn toàn có thể lựa chọn những hình thức khác nhau để vận dụng giải pháp này. Tuỳ thuộc vào sở trường thích nghi của bạn. Ở đây Tú ra mắt đến bạn 4 phương pháp thông dụng và hiệu suất cao nhất nhé :
Sử dụng giấy bút
Nếu bạn có sử dụng planner hoặc bullet journal, đơn thuần hãy thêm một trang cho kanban. Dùng 2 trang giấy để kẻ 3 cột, sau đó triển khai những bước trên để điền những việc làm vào. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng bút tẩy được, bút chì hay sticky note nhỏ. Như vậy những việc làm sẽ dễ chỉnh sửa và chuyển dời qua những cột hơn .
Sử dụng sticky-note hoặc bảng bút lông
Ngoài ra, nếu bạn có khoảng chừng khoảng trống đủ lớn, bạn hoàn toàn có thể tạo một bảng Kanban trong phòng mình. Ngày Tú ở Nước Singapore, Tú đã sử dụng Kanban ( có biến hóa chút đỉnh ) để quản trị những tiềm năng mình muốn đạt được .Bạn hoàn toàn có thể mua một cái bảng lớn và dùng bút lông để lập bảng Kanban như khi dùng giấy bút .Hoặc bạn hoàn toàn có thể dùng một bảng xốp hoặc một tờ giấy lớn, kẻ những cột To Do, Doing và Done lên đó. Sau đó viết những việc làm phải làm lên sticky note. Nhớ là một tờ note chỉ viết duy nhất một việc làm thôi nhé. Sau đó hãy lọc ra những việc làm thật sự quan trọng mà bạn cần làm. Cuối cùng là dán chúng lên đúng cột của mình và theo dõi mỗi ngày nhé .
Sử dụng Excel
Nếu bạn thích quản trị việc làm trên máy tính một cách đơn thuần, hãy dùng Excel cho Kanban. Tạo ra 3 cột trong cùng 1 sheet, và điền những việc làm cần làm vào. Mỗi ngày, hãy kéo những việc làm cần làm sáng cột Doing, và tập trung chuyên sâu vào chúng cho đến khi thực thi xong .Bạn cũng hoàn toàn có thể dùng Google Sheet để hoàn toàn có thể sync với toàn bộ thiết bị điện tử. Như vậy, bạn hoàn toàn có thể sử dụng ở bất kể đâu .Tuy nhiên, Tú không quá khuyến khích sử dụng Excel cho việc này. Đơn giản vì để hết việc làm lên Excel nhìn khá là ” văn bản ” và ” máy móc “. Niềm hứng khởi từ cái nhìn tổng quan rớt đi nhiều vì giờ trông chúng như một vạn việc làm bạn cần làm đầy chán nản. Nếu bạn thích Excel, tối thiểu hãy format những cột, tạo những sắc tố cho việc làm để chúng trở nên sinh động hơn nhé .
Sử dụng Trello
Nếu bạn thích dùng máy tính, và chịu khó học cách sử dụng ứng dụng mới, hãy thử Trello. Trello được phong cách thiết kế theo chiêu thức Kanban – quản trị việc làm bằng bảng và những thẻ trách nhiệm .Nói gọn thì Trello có được toàn bộ quyền lợi của việc làm Kanban trên Excel. Sync giữa những thiết bị, kéo thả thuận tiện, tạo nhiều bảng Kanban cùng lúc. Hơn thế nữa là vô cùng đơn thuần, đẹp và dễ sử dụng .
Hơn thế nữa, Trello có thêm nhiều tính năng khác, như đặt deadline, giao trách nhiệm cho cá thể, tạo checklist, v.v… Nếu việc làm của bạn phức tạp và chồng chất, Trello sẽ giúp bạn quản trị được tổng thể .Nhưng đó cũng chính là nguyên do Tú không quá thích dùng Trello. Đôi khi, Trello hơi dài dòng không thiết yếu để quản trị việc làm, nếu bạn đã hiểu rõ mình cần làm gì. Vì vậy, hãy nhìn nhận độ lớn và phức tạp để đạt được tiềm năng của bạn. Và sử dụng Trello tương thích nhé .
Tạo bảng Kanban của riêng mình
Xem thêm: Đặt máy tạo nhịp tim Pacemaker
Kanban gồm có 3 cột To do, Doing và Done. Nhưng bạn trọn vẹn hoàn toàn có thể chỉnh sửa chúng cho tương thích với mục tiêu của mình. Ví dụ :
- Tạo bảng Kanban để ghi chú những điều bạn muốn học: To Learn, Learning, Got it!
- Tạo bảng Kanban cho bucket list của bạn: Việc tôi muốn làm, Việc tôi thực hiện trong năm nay, Việc tôi đã làm được
Bạn cũng hoàn toàn có thể tạo mỗi bảng Kanban cho một project của mình. Hoặc một bảng Kanban lớn cho tổng thể project bạn đang thực thi. Khi ấy, hãy nhớ sử dụng sắc tố khác nhau cho những project khác nhau để dễ quản trị nhé .Giờ thì hãy thử vận dụng một tháng và xem liệu đây có phải là chiêu thức quản trị việc làm bạn đang tìm kiếm không nào !
Source: https://blogchiase247.net
Category: Hỏi Đáp
