ERP và CRM được đánh giá là những ứng dụng mạnh mẽ và hữu ích nhất cho doanh nghiệp, với 53% các công ty trên thế giới đặt sự ưu tiên đầu tư vào hệ thống này lên hàng đầu. Hiện nay đã có rất nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam áp dụng và triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp mình.
Vậy rốt cuộc phần mểm ERP là gì và tại sao lại có nhiều doanh doanh nghiệp sử dụng ERP đến thế ?
Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé!
Mục lục nội dung
ERP là gì?
ERP (Enterprise Resource Planning) là phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Hệ thống này cho phép tiếp cận các dữ liệu nội bộ được chia sẻ nhằm quản lý được toàn bộ hoạt động của ty.
Cụ thể hơn, ERP hoàn toàn có thể được hiểu như sau :
R-Resource: Ứng dụng ERP vào trong doanh nghiệp chính là tận dụng được toàn bộ tài nguyên của công ty, đặc biệt là nguồn nhân lực.
Khi doanh nghiệp mở màn tiến hành mạng lưới hệ thống ERP, cần có sự trao đổi ngặt nghèo giữa người quản trị và nhà tư vấn, tiến trình này sẽ quyết định hành động hơn 50 % sự thành công xuất sắc của một mạng lưới hệ thống ERP .
P-Planning: Hệ thống ERP hỗ trợ công ty lên trước các kế hoạch, nghiệp vụ trong sản xuất, kinh doanh. Phần hoạch định sẽ vạch ra hướng đi cho doanh nghiệp, việc tính toán và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong tương lai sẽ tác động tới các hoạt động sau đó.
Ví dụ, phần mềm ERP đo lường và thống kê đúng chuẩn kế hoạch đáp ứng nguyên vật liệu cho mỗi mẫu sản phẩm dựa theo hiệu suất, quy trình tiến độ, năng lực đáp ứng nguyên vật liệu, tránh lượng tồn dư lớn gây đọng vốn .
E-Enterprise: Và điều cuối cùng chính là doanh nghiệp- thứ mà ERP muốn nhắm tới. Mục đích chính của hệ thống này là kết nối và đồng bộ công việc giữa các phòng ban, cập nhật mọi thông tin cần thiết theo thời gian thật, thêm tính tự động trong hoạt động công ty và giảm sai sót trong quá trình xử lý nghiệp vụ.
Khái niệm cơ bản về phần mềm ERP
Tổng quan về mô hình hoạt động của phần mềm ERP
Phần mềm ERP hoàn toàn có thể được hiểu là quy mô công nghệ tiên tiến all-in-one, tức là gồm có toàn bộ hoạt động giải trí của doanh nghiệp chỉ trong một phần mềm. Cụ thể là ERP sẽ link nhiều ứng dụng hay những module có tính năng khác nhau Giao hàng của từng bộ phận của doanh nghiệp. Từ đó, sẽ tự động hóa những hoạt động giải trí tương quan đến tài nguyên doanh nghiệp để nhằm mục đích giảm thời hạn xử lí cũng như tối ưu hoá việc quản trị doanh nghiệp hơn .
Đặc điểm đặc trưng của ERP
Khả năng đồng bộ
Một phần mềm ERP phải bảo vệ liên kết được với mọi phòng ban cũng như tiến trình kinh doanh thương mại trong doanh nghiệp. Khả năng link của mạng lưới hệ thống ERP được xét qua ba góc nhìn chính :
- IT: đảm bảo được kết nối đồng bộ giữa phần mềm và phần cứng một cách ổn định).
- Phối hợp các phòng ban: đảm bảo sự liên kết của hai hay nhiều phòng ban riêng biệt).
- Hoạt động của doanh nghiệp: đảm bảo sự phối hợp của project team với các quy trình kinh doanh khác.
Sự linh hoạt
Là năng lực update thông tin nhanh gọn giúp những phòng ban để có những đổi khác hài hòa và hợp lý và kịp thời theo thời hạn thật, bảo vệ quản lý và vận hành hoạt động giải trí có ít độ trễ nhất. Bên cạnh đó, cơ sở tài liệu phải là Open-source có năng lực chỉnh sửa hay phong cách thiết kế những phần mềm tương thích với từng loại quy mô doanh nghiệp .
Sự khác biệt giữa ERP và phần mềm quản lý riêng lẻ
Sự độc lạ cơ bản nhất giữa phần mềm ERP và những phần mềm quản trị riêng không liên quan gì đến nhau chính là sự tích hợp. Thông thường mỗi phòng ban trong công ty sẽ sử dụng phần mềm quản trị độc lập ( phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng, phần mềm quản trị nhân sự, … ), việc chuyển thông tin giữa những bộ phận hầu hết vẫn bằng cách thủ công bằng tay ( copy file, gửi thư mục qua email hay usb, … ). Hình thức này khó trấn áp, không bảo vệ tính bảo mật thông tin, và hiệu suất thấp .
ERP chỉ là một phần mềm duy nhất nhưng phân phối những module vừa đủ những công dụng tựa như những phần mềm quản trị riêng không liên quan gì đến nhau. Hơn hết những module này có tính tích hợp cao, giúp những thông tệp tài liệu đều sử dụng “ ngôn từ ” chung, tránh thực trạng file của phần mềm quản trị riêng không liên quan gì đến nhau này lại là một “ người lạ ” trong phần mềm của bộ phận khác .
Thêm vào đó, phần mềm ERP cung ứng những module đặc dụng cho từng bộ phận của doanh nghiệp, cũng như giải quyết và xử lý những quá trình sản xuất theo quá trình chuyên nghiệp. Một điểm đáng quan tâm nữa của ERP là việc tích lũy những thông tin chi tiết cụ thể từ nhiều bước trong quá trình khác nhau, giúp tăng hiệu suất cao quản trị rất cao cho doanh nghiệp .
Tóm lại, ERP là phần mềm mô phỏng và quản trị những hoạt động giải trí của Doanh Nghiệp theo tiến trình một cách chuyên nghiệp .
Lợi ích của ERP mang lại cho doanh nghiệp
Đáp ứng nhu cầu chung cho các nhân viên
Cốt lõi của một phần mềm ERP là giảm thiểu quá trình thu công minh tự động hóa trong việc làm, việc phân phối thông tin hay quyền truy vấn cho nhân viên cấp dưới sẽ được phân chia trên ERP thuận tiện. Nhân viên sẽ nhận được những thông tin cơ bản như bộ phận mình thao tác, lương thưởng, bảng chấm công, kho tài liệu ( lao lý công ty, mẫu hợp đồng, tài liệu giảng dạy, … ). Thêm vào đó là việc phân quyền truy vấn tài liệu công ty theo cấp bậc của nhân viên cấp dưới, giúp trấn áp những tài liệu quan trọng hay theo dõi được việc làm của nhân viên cấp dưới .
Tăng hiệu suất sản xuất và xác định rõ ràng quy trình kinh doanh
Hệ thống phân hệ của ERP yêu cầu xác định quy trình kinh doanh rõ ràng, đòi hỏi phải phân công công việc đầy đủ, điều này sẽ tạo ra quy trình làm việc liền mạch và không rối rắm.
Xem thêm: LGBT – Wikipedia tiếng Việt
“ Nếu doanh nghiệp Open những trường hợp xấu như thời hạn đóng sổ cuối năm của doanh nghiệp vượt quá 30 ngày, hoặc khi doanh nghiệp không biết được những số liệu về hàng tồn, hoặc lượng vật tư dự trữ cho kế hoạch sản xuất, hoặc những chỉ huy khi đi công tác làm việc mà vẫn phải liên lạc với công ty mỗi 15 phút để nhắc nhở … thì nên ứng dụng mạng lưới hệ thống ERP ” – Tập đoàn PwC .
Việc chuẩn hóa tiến trình kinh doanh thương mại trong mạng lưới hệ thống ERP đồng thời sẽ đưa những kế hoạch sản xuất theo đúng quy trình tiến độ. Ví dụ nếu không có tiến trình này rất dễ tính toán sai và thắt cổ chai kế hoạch sản xuất, rồi không tận dụng hết hiệu suất của máy móc và nhân công. Tóm gọn lại, mạng lưới hệ thống ERP giúp xác lập rõ ràng quá trình kinh doanh thương mại, tăng hiệu suất cao xuất nhân lực và giảm ngân sách hoạt động giải trí sản xuất .
Xử lý đơn hàng hoàn chỉnh
Quá trình từ khi nhận đơn hàng cho đến khi xuất hóa đơn và ghi nhận lệch giá sẽ được cải tổ bởi ERP. Cụ thể, nhân viên cấp dưới sẽ nhân được thông tin rất đầy đủ khi nhập đơn hàng vào mạng lưới hệ thống ERP như hạn mức tín dụng thanh toán của người mua, lịch sử vẻ vang mua và bán từ phân hệ kinh tế tài chính, lượng hàng tồn dư từ phân hệ kho, hay lịch trình giao hàng từ phân hệ đáp ứng .
Hạn chế sai lầm trong việc nhập dữ liệu
Có nhiều sự cố đã từng Open khi vận động và di chuyển tài liệu qua từng bộ phận, như khi hóa đơn phòng kinh doanh thương mại là “ 16 ” đơn hàng nhưng nét chữ không rõ ràng dẫn đến kế toán nhập thành “ 10 ” đơn hàng, hay nhầm lẫn khi điền sai tên, địa chỉ người mua. Việc này ảnh hưởng tác động không nhỏ tới hoạt động giải trí cũng như nổi tiếng của công ty. Nhờ ERP mọi việc làm đều đã được đưa lên mạng lưới hệ thống ngoài những tài liệu sẽ được san sẻ giữa những phòng ban, tiết kiệm chi phí nguồn nhân lực và giảm thiểu sai sót không đáng có .
Nghiệp vụ kế toán tin cậy
Hệ thống ERP cung cấp module kế toán giúp công ty giảm thiểu nhầm lẫn mà nhân viên có thể gây ra trong hạch toán thủ công. Các phần mềm hoặc phân hệ kế toán này thường được thiết kế theo quy chuẩn quốc tế, nhưng hiện nay nhiều công ty đã có những thiết kế riêng theo đúng quy chuẩn kế toán Việt Nam như Magenest.
Đọc thêm: Lợi ích của việc triển khai ERP cho doanh nghiệp Việt
ERP còn có hạn chế gì?
Hệ thống ERP đem lại nhiều quyền lợi lớn cho doanh nghiệp, xong mọi người cũng cần chú ý quan tâm đến điểm yếu kém và rủi ro đáng tiếc của mạng lưới hệ thống này. Những điểm yếu kém sau đây người mua hoàn toàn có thể gặp phải khi đang tiến hành một mạng lưới hệ thống ERP mới :
Chi phí của một phần mềm ERP
Hệ thống ERP sẽ tiêu tốn ngân quỹ của công ty một khoản lớn nếu không thực hiện nghiêm túc tất cả các bước chuẩn bị. Ngoài ra, nếu triển khai phần mềm ERP truyền thống, doanh nghiệp sẽ phải chi trăm triệu đồng chỉ để có một bản giấy phép duy nhất. Chỉ riêng chi phí trả trước cho một hệ thống ERP đã khá cao và sẽ là điều đáng lo ngại cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nhưng có một cách giải quyết là sử dụng giải pháp điện toán đám mây (cloud ERP), những doanh nghiệp vừa và nhỏ chỉ cần thanh toán một khoản tiền hàng tháng.
Cần nhiều thời gian và nhân lực để triển khai
Việc hoàn thành xong tiến hành mạng lưới hệ thống và đi vào hoạt động giải trí một cách suôn sẻ yên cầu vận tốc tiến hành của bên đáp ứng và thời hạn làm quen phần mềm ở doanh nghiệp. Và hai việc này đều khá tốn thời hạn .
Trong khi tiền góp vốn đầu tư mạng lưới hệ thống ERP đã là một khoản góp vốn đầu tư, thì quy trình tiến hành cũng hoàn toàn có thể tốn thêm gấp 4 lần tiền nếu không được theo dõi sát sao. Việc tiến hành này sẽ trực tiếp tác động ảnh hưởng tới hàng loạt doanh nghiệp vì sự phức tạp khởi đầu và dẫn đến chỉ số ROI thấp nếu không có lộ trình tương thích, ngân sách góp vốn đầu tư về việc lan rộng ra và tăng cấp mạng lưới hệ thống đúng chuẩn .
Mô hình ERP phù hợp với doanh nghiệp như thế nào?
Doanh nghiệp thường chăm sóc đến hiệu quả góp vốn đầu tư hay chỉ số hồi vốn ROI ( Return on Investment ), và sẽ đặt câu khi nào sẽ thu được lợi từ ERP và bao nhiêu ? Vậy nên việc lựa chọn một quy mô ERP tương thích là điều thiết yếu .
Hiện nay, trên thị trường có nhiều công ty tư vấn phân phối phần mềm ERP giá rẻ cho những doanh nghiệp nhưng việc lựa chọn phần mềm không phải chỉ dựa vào Chi tiêu mà phải theo 1 số ít tiêu chuẩn chính như sau :
Đặt ra nhu cầu và mục tiêu
doanh nghiệp liệt kê những điều thiết yếu và mong ước được trước khi tiến hành mạng lưới hệ thống ERP, đồng thời ghi ra những tính năng “ phải có ” để hoạt động giải trí sản xuất .
Lấy lời khuyên từ nhiều nguồn
Có thể lấy lời khuyên từ bên công ty tư vấn giải pháp ERP, blog công nghệ tiên tiến, … Nhưng nếu hoàn toàn có thể, doanh nghiệp nên trò chuyện với những người đang trực tiếp sử dụng mạng lưới hệ thống ERP, họ có những nhìn nhận chân thực nhất từ khâu dịch vụ cho đến quy trình setup, những quan tâm thiết yếu khi sử dụng hay những hiệu quả sau khi sử dụng mạng lưới hệ thống ERP.
Lập nguồn quỹ đầu tư riêng và phát triển kế hoạch triển khai thực tế
Một quỹ vốn riêng để đầu tư vào ERP là điều tối ưu, khi đó doanh nghiệp cần dự trù ra các khoản chi phí ẩn như chi phí hoạt động, chi phí nâng cấp, chi phí nhân lực,…
Phần mềm ERP là giải pháp quản trị doanh nghiệp của tương lai
Việc tiến hành phần mềm ERP cho doanh nghiệp sẽ chú trọng vào việc nâng cấp cải tiến cũng như tăng trưởng mạng lưới hệ thống nội bộ của công ty, việc vận dụng nó để thu được hiệu suất cao cao sẽ dành cho những người kiên trì với nó. Để hoàn toàn có thể đạt được giá trị theo tầm quốc tế nhưng vẫn giữ được hình thái hay khuôn mẫu của doanh nghiệp Nước Ta, việc lựa chọn đơn vị chức năng tiến hành ERP cần được điều tra và nghiên cứu tỉ mỉ. Tuy thời hạn tiến hành hoàn toàn có thể mất từ vài tháng cho đến vài năm, nhưng giá trị nó đem lại doanh nghiệp trong tương lai sẽ cực kỳ to lớn .
Bạn có thể tham khảo qua Odoo, phần mềm ERP mã nguồn mở (open-source) phù hợp với việc tuỳ chỉnh và đáp ứng toàn bộ nhu cầu của mọi doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Nếu cần tư vấn, hãy liên hệ với Magenest để được hỗ trợ triển khai Odoo nhé!
Source: https://blogchiase247.net
Category: Hỏi Đáp
